Grants and Strategic Initiatives Coordinator

Organizational Description

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

 

Background

Since the early 1980s Niger has consistently been ranked at the bottom of the UN’s Human Development Index. Over half the population suffers from chronic food insecurity and one in ten are extremely food insecure. Niger is also a disaster prone country, regularly hit by food crises and vulnerable to flooding, cholera and locust swarms. Access to health care and education for women and girls are very limited. In addition to the vulnerability of a significant proportion of Nigeriens, Niger also plays host to 48,000 refugees from neighboring Mali and an estimated 150,000 from Nigeria. The needs in this situation are significant and are expected to increase, with further displacement into Diffa region, Niger, anticipated from Nigeria.

 

Scope of Work

The Grants and Strategic Initiatives Coordinator (GSIC) will coordinator Grant Management & Special Initiatives for the IRC in Niger. The position reports to the Deputy Director for Programs (DDP) and is based in Niamey with trips to field sites as needed. The Grants and Strategic Initiatives Coordinator (GSIC) will work collaboratively with the IRC’s senior management team, the technical coordinators, operations team, and the finance team. It is estimated that 70% of the time will be dedicated to Grants Management related activities and 30% to Special Initiatives related activities.

Responsibilities:

Special Initiatives

• Coordinating the IRC Niger Strategy Action Plan in its design, and monitoring & support during its implementation in coordination with the Deputy Director for Programs (DDP) and Country Director (CD).
• Support the DDP, in close cooperation & coordination with Program Coordinators & HQ focal points & Technical Units in various special initiatives, including: Monitoring for Action (MfA), Context Adaptability, Protection Mainstreaming, etc.

Proposals

• Lead coordination of proposal development, working with program staff and ensuring proper review at the HQ level, gathering input from technical coordinators, technical advisors, Research, Monitoring and Evaluation staff, and the Regional Unit.
• Draft and review budgets, write budget narratives, edit proposals, and ensure proper proposal and grant management procedures are followed.
• Monitor and support the use of management tools such as FM01 and Budget vs. Actual (BVA) for the proper monitoring and the successful implementation of programs and early warning in case of obstacles or challenges.
• Liaise with NY and UK grant units in order to ensure proposals meet internal standards, apply IRC Program Framework principles and are donor compliant.
• Participate in all internal program strategy meetings with senior management team.

Donor Compliance

• Act as focal point with donors in-country on grants management issues for ongoing, past, and potential future projects.
• Review donor agreements and coordinate their review with the relevant IRC HQ office.
• Ensure that grants are implemented in compliance with IRC and relevant donor regulations.
• Maintain and update grant files related to proposals.
• Ensure that partnership and sub-grant related administrative processes and procedures are consistently implemented throughout the program, including pre-award compliance checks, agreements, and disbursements and reporting.
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Reporting

• Lead reporting process, coordinating with in-country staff for updates and HQ for approvals before submission to the donor.
• Ensure that reports to donors are submitted on time; that reports are coherent and accurate (quarterly, interim or final reports).
• Play a key role in Grant Opening and Closing meetings, as well as monthly/regular grants management meetings which include representation from each unit (finance, programs, logistics) and ensure proper follow up of issues raised.

Communication and Information Management

• Distribute to IRC staff all documentation (grant proposals, reports, budget, etc.) related to their specific programs.
• Supervise Grants and Communications Officer to keep country fact sheet updated and contact communications team to update the information on the Niger website periodically.
• Keep an updated inventory of all communications related to programs/donors and ensure communication and visibility requirements are met.
• Act as main point of contact for New York and UK offices, ensuring HQ staff are kept informed of important issues affecting the country program’s portfolio.

Job Requirements:

• Masters degree or equivalent in international affairs, development or related subject.
• At least three years of experience working in projects and/or grants management, proposal/business development/design, in various contexts.
• Experience in strategy & special program initiatives desired.
• International experience in Africa. Experience in the Sahel or Niger is a distinct advantage.
• Prior knowledge of donor regulations (UNHCR, OFDA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, SDC, UNICEF, etc.).
• Previous successful experience developing projects, writing proposals and reports for public donors.
• Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills.
• Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills.
• Strong writing and editing skills with close attention to detail.
• Flexibility to adapt to changing requirements.
• Strong capacity to mentor and build capacity of staff.
• Ability to juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure in unstable security environments.
• Strong computer skills.
• Fluency in English and French, spoken and written.
• IRC experience is an asset.

 

 

Description de l’organisation

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’ IRC offre le secours et l’assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. L’IRC ouvre la voie du danger vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.

 

Contexte

Depuis le début des années 80, le Niger a toujours été classé au bas de l’Indice de développement humain (IDH) de l’ONU. Plus de la moitié de la population souffre d’une insécurité alimentaire chronique et une personne sur dix est en situation d’insécurité alimentaire extrême. Le Niger est aussi un pays enclin aux catastrophes, régulièrement frappé par des crises alimentaires et vulnérable aux inondations, au choléra et aux invasions acridiennes. L’accès aux soins de santé et à l’éducation pour les femmes et les jeunes filles est très limité. En plus de la vulnérabilité d’une proportion significative des Nigériens, le Niger accueille également 48 000 réfugiés en provenance du Mali voisin et environ 150 000 en provenance du Nigeria. Les besoins dans cette situation sont considérables et devraient augmenter, avec de nouveaux déplacements dans la région de Diffa au Niger, prévus depuis le Nigeria.

 

Objectif du poste

Le Coordinateur des subventions et des initiatives stratégiques (GSIC) coordonnera les subventions et les initiatives stratégiques pour l’IRC au Niger. Le titulaire de la fonction rend des comptes au Directeur adjoint des Programmes (DDP) et est basé à Niamey, avec des déplacements vers les sites sur le terrain selon les besoins.   Le Coordinateur des subventions et des Initiatives stratégiques (GSIC) travaillera en collaboration avec l’équipe de direction de l’IRC, les coordinateurs techniques, l’équipe des opérations et l’équipe financière. On estime que 70 % du temps sera consacré à des activités liées à la gestion des subventions et 30 % à des activités aux initiatives spéciales.

Responsabilités :

Initiatives spéciales

• Coordonner le Plan d’action stratégique de l’IRC au Niger dans sa conception, ainsi que superviser et apporter son soutien au cours de sa mise en œuvre en coordination avec le Directeur adjoint pour les programmes (DDP) et le Directeur au niveau du pays (CD).
• Soutenir le DDP, en étroite coopération et coordination avec les coordinateurs du programme,  les centres de liaison du siège et les unités techniques dans les diverses initiatives spéciales, y compris : le suivi pour l’action (MfA), l’adaptabilité au contexte, l’intégration de la protection, etc.

 

Propositions

• Diriger la coordination du développement de proposition, travailler avec le personnel du programme et assurer un contrôle adéquat au niveau du siège, recueillir les commentaires des coordinateurs et des conseillers techniques, du personnel de recherche, de suivi et d’évaluation, et de l’Unité régionale.
• Rédiger et examiner les budgets, écrire les textes explicatifs du budget, modifier les propositions et veiller à ce que les procédures de propositions et de gestion des subventions soient suivies.
• Surveiller et soutenir l’utilisation d’outils de gestion tels que FM01 et budget vs réel (BVA) pour le bon suivi et une mise en œuvre réussie des programmes et l’alerte rapide en cas d’obstacles ou de défis.
• Assurer la liaison avec les unités de subvention de New York et du Royaume-Uni afin d’assurer que les propositions soient conformes aux normes internes, qu’elles appliquent les principes-cadres du programme de l’IRC et qu’elles soient conformes aux engagements envers les donateurs.
• Participer à toutes les réunions de la stratégie du programme interne avec l’équipe de la haute direction.

Conformité envers les donateurs

• Agir en tant que point focal avec les donateurs dans le pays sur les questions de gestion des subventions pour les projets en cours, passés et potentiels.
• Revoir les accords des donateurs et coordonner leur examen avec le bureau du siège de l’IRC adéquat.
• Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre en conformité avec l’IRC et les règlements des donateurs concernés.
• Maintenir et mettre à jour les fichiers de subventions relatifs aux propositions.
• Veiller à ce que le partenariat, les processus administratifs relatifs aux sous-subventions et les procédures soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme, y compris les vérifications de conformité avant attribution, les accords, les décaissements et les rapports.

Compte-rendu

• Mener des procédures de déclaration, en coordination avec le personnel dans le pays pour les mises à jour et avec le siège pour les approbations avant de les soumettre au donateur.
• Veiller à ce que les rapports aux donateurs soient soumis à temps ; que les rapports soient cohérents et précis (trimestriels, rapports finaux).
• Jouer un rôle clé dans les réunions liées aux ouvertures et fermetures des subventions ainsi qu’aux réunions mensuelles/régulières de gestion des subventions qui incluent la représentation de chaque unité (finance, programmes, logistique) et assurer le bon suivi des questions soulevées.

Gestion de la communication et de l’information

• Distribuer au personnel de l’IRC toute la documentation (propositions de subventions, rapports, budget, etc.) liée à leurs programmes spécifiques.
• Superviser les subventions et l’agent des communications pour tenir à jour la fiche de renseignements du pays et contacter l’équipe des communications pour mettre périodiquement à jour les informations sur le site du Niger.
• Maintenir un inventaire à jour de toutes les communications relatives aux programmes/donateurs et s’assurer que les exigences relatives à la communication et à la visibilité sont remplies.
• Agir en tant que point de contact principal pour les bureaux de New York et du Royaume-Uni, en s’assurant que le personnel du siège soit tenu informé des questions importantes touchant le portefeuille du programme du pays.

Exigences du poste :

• Maîtrise ou équivalent en affaires internationales, développement ou disciplines connexes.
• Au moins trois ans d’expérience de travail dans la gestion de projet et/ou de subvention, proposition/développement des affaires/conception dans divers contextes.
• Expérience souhaitée en initiatives de stratégie et programme spécial.
• Expérience internationale en Afrique. Une expérience au Sahel ou au Niger est un avantage certain.
• Une connaissance préalable de la réglementation des donateurs (HCR, OFDA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, SDC, l'UNICEF, etc.).
• Précédente expérience réussie en développement de projets, rédaction de propositions et rapports pour les donateurs publics.
• Bon communiquant avec de fortes compétences analytiques, de gestion du temps et organisationnelles.
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.
• Fortes aptitudes à l’écriture et à l’édition avec une attention particulière aux détails.
• Flexibilité d’adaptation à l’évolution des besoins.
• Capacité élevée à encadrer et renforcer les capacités du personnel.
• Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter les délais exigeants et à travailler sous pression dans des environnements sécuritaires instables.
• Solides compétences en informatique.
• Maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit.
• Une expérience avec l’IRC est un atout.

 

 

 

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