Provincial Finance Controller

With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu and Katanga, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas – primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women’s empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response with an annual budget of approximately US$ 60 million, $320 million overall portfolio and over 800 staff . These programs reflect IRC’s guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming.

 

IRC is seeking a dynamic, experienced finance professional to fill finance controller post in the Katanga province based in Lubumbashi. The successful candidate will have a demonstrated background of success in financial analysis and oversight of large and complex funding portfolios, and ensure excellent financial management, budget development, management of risks and compliance experiences as well as excellent communications and inter-personal skills.

 

SCOPE OF WORK:

The Provincial Financial Controller has overall policy and management responsibility for the finance and accounting functions for the Provincial office. As a member of the Provincial  Senior Management Team, the Finance control will guide and oversee the work of the finance unit, and will liaise with the senior finance Controller, Provincial Director, Provincial Programs and Operations team on financial and budgetary matters. The Provincial Finance Controller’s responsibilities include general controllership, staff training, management, treasury and budget functions.

 

Based in Lubumbashi, the Provincial Finance controller will report directly to the Provincial Director. The Senior Finance controller based in Kinshasa supervises the provincial finance controller on technical aspects.

 

RESPONSIBILITIES:

 

1.    Controllership

 

1. Ensures that all policies and procedures are in compliance with IRC and funding source policies, procedures, and requirements.

 

1. As required establishes finance and supporting function policies, systems and procedures, and directs or performs their development, documentation, and implementation. 

 

1. Manages the finance department activities and schedules to meet the financial reporting requirements and deadlines specified by KHQ, New York and donors.

 

1. Identify requirements for and develop reporting formats to aid in the management of Provincial operations and grant expenditures.

 

1. Provides Provincial management and program staff with monthly actual-to-budget expenditure reports and analysis for all grants and unrestricted funds.

 

1. Ensure that on a monthly basis balance sheet reconciliations are completed on a timely basis and those final reconciliations and trial balances are reviewed with the Provincial Director. 

 

1. Closely monitors all financial activities, and keeps the Provincial Director advised of all situations which have the potential for a negative impact on internal controls or financial performance.

 

1. Directs the preparation of, and approves all donor financial reports in respect to accounting, legal and contractual requirements and ensures the review of such reports by the Provincial Director and KHQ finance prior to submission.

 

1. Develops, schedules and performs or supervises the completion of Provincial internal control audits, and initiates actions necessary to correct internal control weaknesses.

 

1. Facilitates and co-ordinates external, internal, donor or government audits.

 

1. Manage organization risks at all level.

 

• Oversees the protection of the Provincial’s assets (cash, inventory, NEP) through the enforcement of internal control policies and procedures.

 

1. Maintains current knowledge of local government requirements related to financial matters and ensures compliance with tax regulations and other legal requirements.

 

• Is the principal liaison with IRC KHQ and NY on all finance, accounting, grant budget management, and cash management matters

 

2.    Training & Staff Management

 

1. Develops and implements a training program for the Provincial’s international and national finance staff to ensure staff development and minimize IRC’s exposure when staff are absent or depart.

 

1. Maintains current job descriptions for all positions within the finance group.

 

1. Ensures comprehensive and constructive performance reviews are completed on a timely basis and facilitates discussion of performance and career options with all Provincial finance staff.

 

1. Oversees training and technical support to Provincial program, logistics and administrative staff for skills improvement in the areas of accounting, reporting and internal control.

 

3.            Treasury

 

1. Supervises all Provincial office bank relations and bank account activities including negotiation of fees, interest and currency exchange rates.

 

1. In compliance with IRC policy establishes Provincial policies regarding cash holding limits, cash movements and foreign currency holdings.

 

1. Oversees the timely preparation, review and approval of all monthly bank account and cash reconciliation’s. 

 

1. Establishes Provincial policies on advance payments, credit terms, and use of bank payment instruments.

 

1. Designs, implements, and monitors systems, procedures and reporting necessary to maintain on current basis accurate forecasts of cash requirements for meeting future spending, including commitments entered into and which obligate IRC to future spending.

 

1. Supervises the preparation of Cash Transfer Requests to KHQ and ensures that appropriate balances are maintained to facilitate grant implementation.

 

1. Ensures the development and implementation of a plan to minimize the Provincial’s foreign exchange exposure to currency gains and losses with close coordination with KHQ Finance.

 

1. Supervises the collection of contractual and other receivables.

 

4.    Budget

 

1. Assists with the preparation and revision of program and grant proposals and budgets.

 

1. Assists in the preparation and maintenance of the Provincial’s Operating Budget; including preparation of budget guidelines to assist program managers in formulating budgets.

 

1. In compliance with donor requirements and IRC policy develops the “Field Operations/Overhead” budget and recommends a methodology for allocation of overhead to grant budgets.

 

1. Prepares the annual and monthly cash budgets based on approved funding.

 

1. Presents and facilitates the review of actual to budget expenditures with the Provincial Director and program managers.

 

1. Flag any potential budget risks.

 

 

Qualifications

 

Education:

A Bachelors degree in Accounting, Business Administration, Commerce or Finance with a recognized professional certificate in accounting such as CPA, or a Masters degree in Accounting preferred.

 

Experience:

Minimum three years experience of managerial experience in the financial area of a non-profit organization or five years of managerial experience in finance in an international commercial organization.

 

Requires extensive experience in working with computerized accounting systems, standard spreadsheet and database programs. Prior IRC experience highly desirable.

 

Skills and Abilities:

Good written and verbal skills in French and English languages. Kiswahili is an added advantage.

 

Must be comfortable in being a proactive member of the top-management team.  Must seek to identify and communicate potential problems and propose solutions to the level of management appropriate to effect solutions.

 

Must be able to function effectively in a loosely structured, but complex work environment and to set appropriate priorities and deal effectively with numerous simultaneous requirements

 

Ability to carry out responsibilities independently with minimal technical support from within the program organization.

 

Must be a patient and good communicator who can function in an organizational environment involving a diversity of cultures, languages, and personal interests and agendas.

 

Good at role of facilitator and team player in solving problems.

 

Committed to staff training and development.

 

Security and Housing:

 

The provincial finance controller will be based in Lubumbashi with regular travel to the field locations. Lubumbashi is the capital of Katanga province. The city is generally safe. As with any town in a developing country, crime and theft are common. The position is unaccompanied and will be housed within individual housing if filled by internal staff. For national staff, housing allowance will be paid as per DRC labor law.  

 

This position is open for both national and international applicants.

 

IRC is an Equal Opportunity Employer. IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability

 

 

 

Avec son siège social à Kinshasa et des bureaux dans les provinces du Nord Kivu, Sud Kivu et du Katanga, l'IRC est un des plus grands acteurs humanitaires en République Démocratique du Congo. L'IRC a pour but de sauver des vies, renforcer les institutions congolaises et la cohésion sociale par des programmes conçus soigneusement et mis en œuvre avec professionnalisme. L'IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans cinq secteurs principaux: soins de santé primaires et santé de la reproduction, reconstruction dirigée par la communauté et gouvernance locale ; l’autonomisation des femmes et la prévention et réduction des violences basées sur le genre ; l’éducation ; ainsi que la préparation et la réponse aux urgences humanitaires avec un budget annuel de près de US$60 million, sur un portefeuille global de $320 et plus de 800 employés. Ces programmes suivent les principes directeurs de l’IRC sur le renforcement des capacités, la participation; le partenariat ; la protection et la promotion des droits humains ; et l’élaboration des programmes globaux.

L’IRC cherche un professionnel de finances, expérimenté et dynamique pour occuper le poste de Contrôleur Financier Provincial dans la province du Haut Katanga basé à Lubumbashi en RDC. Le meilleur candidat devra démontrer une grande réussite dans l’analyse financière et la gestion d’un portefeuille large et complexe de financement, assurer une excellente gestion des finances et conformité ainsi qu’avoir d’excellentes compétences de communication interpersonnelle.

ETENDU DU TRAVAIL:

Le Contrôleur Provincial  des Finances est responsable de la gestion fiscale des activités de l’IRC en RDC dans la province du Haut Katanga. En tant que membre de l’équipe senior de gestion de la province le contrôleur provincial des finances va diriger et superviser le travail de l’unité de Finances, et fera la liaison entre le Contrôleur Financier Senior, le Directeur Provincial, les équipes des programmes et des opérations sur les questions financières et des budgets. Les responsabilités du contrôleur financier provincial s’articulent sur le contrôle, la formation du personnel, la gestion de la trésorerie et la gestion des budgets. 

 

Basé à Lubumbashi, le Contrôleur Financier Provincial sera sous la supervision directe du Directeur Provincial. Le Contrôleur Senior des Finances basé à Kinshasa supervise le Contrôleur Financier Provincial sur tous les aspects techniques liés à son travail.

RESPONSABILITES:

1. Le contrôle

 

1. S’assurer que toutes les politiques et procédures sont en règles avec les procédures de l’IRC en matière de financements, les règles et exigences.

 

1. Comme exigé, mettre en place les politiques financières, les systèmes, les procédures et diriger ou superviser leur développement, documentation et exécution.

 

1. Diriger les activités du département des finances et mettre tout en œuvre pour se conformer aux exigences de rapportage et le respect des délais de soumission tel que spécifié par le siège à Kinshasa, New York et les bailleurs des fonds.

 

1. Identifier les exigences et développer les formats de rapportage pour favoriser une meilleure gestion des opérations provinciales et les dépenses budgétaires.

 

1. S’assurer que la direction provinciale et les staffs du programme reçoivent les rapports des dépenses sur le budget et produire des analyses budgétaires sur les subventions reçues ainsi que les fonds propres.

 

1. S’assurer que la réconciliation des comptes du bilan est complétée chaque mois et à temps opportun et que la balance de vérification des comptes est révisée par le directeur provincial.

 

1. Faire un suivi étroit des toutes les activités financières, et informer le directeur provincial de toute activités ou situations susceptible d’avoir un impact négatif sur le contrôle interne ou la performance financière.

 

1. Diriger la préparation des rapports financiers au bailleur et les approuver d’après les normes de la comptabilité, de la loi du pays et des règles contractuelles avec les bailleurs des fonds et assurer que lesdits rapports sont revus par le directeur provincial et le département des finances à Kinshasa, avant leur soumission aux bailleurs.

 

1. Développer, planifier et exécuter ou superviser les audits de contrôle interne provinciaux, et initier des actions nécessaires pour corriger les faiblesses éventuelles de contrôle interne.

 

1.  Faciliter et coordonner les audits externes, audits internes et audits gouvernementaux.

 

1. Gérer les risques organisationnels à tous les niveaux.

 

•  Superviser la protection des actifs de la province (espèces, inventaires, équipements, etc.) à travers le renforcement des politiques et procédures de contrôle interne.

 

1. Maintenir une connaissance actualisée des règles du gouvernement local sur les questions financières et assurer une conformité avec l’administration fiscale et autres exigences légales de l’administration publique.

 

• Etre le principal lien entre le bureau national à Kinshasa et NY sur toutes les questions de finance, de comptabilité, de gestion des budgets de subvention et de la trésorerie liées la province.

 

1. Formation et gestion du personnel

 

1. Développer et mettre en pratique un programme de formation pour le personnel international et national des finances pour assurer un développement des staffs et minimiser le risque lorsqu’un staff est absent ou quitte l’IRC

 

1. Maintenir une description de poste à jour pour tous les staffs dans le département des finances

 

1. S’assurer qu’une revue des performances compréhensible et constructive est complétée à temps et faciliter les discussions sur la performance et le développement de carrière pour tous les staffs financiers dans la province.

 

1. Superviser la formation et le support technique à tout le personnel de programme, de logistique et administration dans la province pour un développement des compétences dans le domaine de comptabilité, rapportage financier et contrôle interne.

 

1. Trésorerie

 

1. Superviser la gestion des comptes bancaires et les relations avec les banques, dans les négociations des frais bancaires, des intérêts et taux de change.

 

1. En conformité avec les politiques de l’IRC, établir les politiques provinciales en ce qui concerne les limites des fonds à garder au bureau, les mouvements des fonds, la limite sur les devises à détenir.

 

1.   Superviser la préparation à temps opportun, réviser et approuver les réconciliations mensuelles des comptes bancaires et des espèces à la caisse.

 

1. Mettre en place les politiques provinciales sur les paiements des avances, les délais de remboursement et l’utilisation des paiements par la voie bancaire.

 

1. Concevoir, mettre en œuvre et surveiller les systèmes, procédures et rapportages nécessaires pour le maintien des prévisions des fonds pour les besoins des dépenses futures, incluant les engagements pris par IRC pour les dépenses futures.

 

1. Superviser la préparation des demandes de transfert des fonds au siège à Kinshasa et assurer qu’un solde approprié est gardé pour faciliter l’exécution des projets.

 

1. Assurer le développement et la mise en œuvre des plans pour minimiser l’exposition des pertes et gains de change dans la province par une meilleure coordination avec les finances au siège à Kinshasa

 

1. Superviser le remboursement des effets à recevoir et autres montants contractuels.

 

1. Budget

 

1. Intervenir dans la préparation et révision des propositions budgétaires des projets

 

1. Intervenir dans la préparation et la maintenance du budget opérationnel de la province, incluant la préparation des directives sur la préparation des budgets pour assister les gestionnaires des programmes dans la construction de leurs budgets.

 

1. En conformité avec les règles des bailleurs et les politiques de l’IRC, développer le budget des « opérations/frais généraux » et recommander une méthodologie pour l’allocation des frais généraux sur les budgets.

 

1. Préparer le budget de trésorerie mensuel et annuel sur base du budget approuvé.

 

1. Présenter et faciliter la revue des rapports des dépenses avec le directeur provincial et les gestionnaires des programmes

 

1. Signaler tout risque potentiel sur les budgets.

 

 

RELATIONS PROFESSIONNELLES

 

INTERNE:

Directeur Provincial et autres membres de l’équipe provinciale

 

EXTERNE:

Externe au bureau provincial : Contrôleur Financier Senior, Directeur des Finances et Conformité, l’équipe régionale, le Contrôleur Régional des Finances, Auditeurs Internes, Directeur des Programmes et autre personnels clés.

Externe à l’IRC : Les gestionnaires des comptes bancaires, les agents de l’administration publique et le personnel du bailleur des fonds ainsi que les auditeurs externes.

 

QUALIFICATIONS

 

Education :

Une licence en comptabilité, Gestion et Administration, Commerce ou Finances et de préférence une accréditation reconnue en comptabilité, tel un expert comptable, une maitrise en comptabilité.

 

Expérience :

Minimum trois ans d’expérience de gestion dans le domaine financier d’une organisation sans but lucratif ou cinq ans d’expérience en tant que gestionnaire en finance dans une entreprise commerciale internationale.

 

Avoir une expérience soutenue dans l’utilisation des logiciels comptables, tableurs et base des données. Une expérience antérieure au sein de l’IRC est vivement désirable.

 

Connaissances et Aptitudes

 

Connaissance du Français et Anglais parlé et écrit. La connaissance du Kiswahili est un avantage supplémentaire.

 

Doit être confortable en étant un membre proactif de l’équipe de senior de gestion. Doit être en mesure de communiquer les problèmes potentiels et proposer des pistes de solution à la direction.

 

Doit être en mesure de travailler de manière effective dans une structure volatile, un environnement de travail complexe, savoir fixer des priorités et gérer des taches multiples simultanément

 

Etre apte à travailler indépendamment et avec un support technique minimal.

 

Etre patient et bon communicateur, capable de fonctionner dans un environnement culturel diversifié avec une diversité des langues et des intérêts et agendas personnels divers.

 

Etre bon facilitateur et jouer un rôle primordial dans la résolution des problèmes.

 

Etre engagé au développement et à la formation des staffs

 

Securité et logement

 

Le Contrôleur Provincial des Finances sera basé à Lubumbashi avec des voyages réguliers sur le terrain. Lubumbashi est la capitale de la nouvelle province du Haut Katanga. La ville est généralement sûre. Cependant, comme dans toutes les grandes villes d'un pays en développement, la criminalité et le vol sont fréquents. La position est non accompagnée et le candidat sera logé dans une maison individuelle si il est un personnel expatrié. Si le poste est couvert par un personnel local l’allocation de logement sera payée d’après le code du travail Congolais.

 

Ce poste est ouvert autant pour les candidats nationaux que pour les candidats expatriés

IRC est un employeur qui tient à l'égalité des chances. IRC considère tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de leur race, sexe, couleur, origine nationale, religion, orientation sexuelle, âge, statut matrimonial, statut de vétéran ou l'handicap

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