Grants Coordinator

English/French

Background

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, the IRC restores safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

The IRC opened its offices in Burundi in 1996 and initially focused on life saving interventions and provision of immediate assistance to refugees and IDPs.  IRC Burundi now focuses on post-conflict oriented interventions in order to support the country’s transition to lasting peace and stability.  

IRC Burundi supports vulnerable and marginalized populations, such as women, children, and youth. It does this by working with the Burundian government and local partners to increase the economic empowerment and social cohesion of these groups.

Scope of Work

The Grants Coordinator is a key position supporting both the IRC Burundi and Rwanda country programs. With the overall objective of achieving high quality programming, the main goal of this position is to support and coordinate program design, grants management (including compliance requirements and reporting), internal and external communication and partnership processes and procedures. The position reports to the Deputy Director for Programs. 

Key Responsibilities

Grants Management

• Research and maintain information on donor strategies and funding opportunities on the national level, in conjunction with the program coordinators.
• Work with coordinators/managers to coordinate the timely development of high quality new funding proposals and reports.
• Ensure that grants are implemented in compliance with IRC and relevant donor regulations, including maintenance of updated grant files and organization of regular grant meetings; coordinate modifications to any agreements or projects (i.e. extensions, indicator changes, budget realignments), as necessary.
• Organize monthly budget management meetings with sector managers/coordinators to ensure strong financial management of grants.
• Responsible for donor compliance (quality narrative and financial reporting, procurement requirements, etc.) for all open grants.
• Manage all reporting deadlines, develop calendars for report development and coordinate report compilation and review.
• Manage and regularly update Grants Tracking Sheet to inform senior management and regional support.
• Coordinate with donors on grants management, project progress, monitoring and evaluation.
• Responsible for preparing requests for authorization (travel, amendments, key personnel, etc.) and other grants administration requirements (ex. USAID).
• Review agreements and provide recommendations and concerns to the senior management and regional support.
• Act as focal point for communications with HQ grants administration and compliance functions in New York and London, including maintaining submissions on IRC’s online opportunity management tracking system.
• Manage archiving of all grant files and institutional memory of grants and programs.
   
• Partnerships (Burundi only)
• Oversee the implementation of IRC Burundi’s partnerships strategy, including follow-up of recommendations from a recent external evaluation of the Partnership Support Unit.
• Support program staff in assessing partnership opportunities and ensuring that partnerships reflect IRC Burundi’s strategic objectives and the local context.
• Review and advise on all partner agreements (including logframe, budget, spending and workplan); ensure NY/London review of partner agreements.
• Ensure that partnership and sub-grant related administrative processes and procedures are standardized and consistently implemented throughout the program, including pre-award compliance checks, agreements, disbursements, reporting and partner capacity-building.
• Responsible for ensuring compliance of sub-grantees to IRC and donor rules and regulations.
• Organize and facilitate monthly partnership meetings with senior program staff; support and guide program staff in partner amendments, realignments and general challenges in project implementation, as necessary.
• Manage database of current partnerships.

Visibility and Communications

• Coordinate the development of a communication and visibility strategy; oversee preparation of materials such as brochures and newsletters.
• Assist in coordination of country program visits by government officials, donor representatives and other special visitors through collaboration with senior leadership, preparation of briefing materials  and post-visit visibility.Oversee Annual Report development, editing and ensure completion and distribution.
• Assure internal IRC visibility of programs and key events (ex. IRC Updates, website, social media sites, etc.).

Human Resources

• Participate in recruiting, training and mentorship of communications and development staff.
• Ensure that staff have regular performance evaluations and receive ongoing feedback.
• Develop a capacity-building plan for staff and actively seek out formal and informal training opportunities.

Requirements

• University degree in international affairs or related subject; masters degree preferred.
• At least two years experience working in relief or development programs .
• Previous successful experience developing projects and writing proposals for public donors
• Knowledge of main donor regulations and priorities, including UN, USAID, PRM, ECHO and other European donors.
• Strong written and oral communication skills.
• Detail oriented, organized, and able to manage competing urgent requests and priorities.
• Works well in and promotes teamwork, comfortable in a multi-cultural environment, flexible and able to handle pressure well.
• Excellent English written and verbal communications skills; high-level French skills. Mother tongue English or French speaker preferred.

Work Environment 

The position is based in the capital city of Bujumbura with occasional travel to Kigali, Rwanda. The security in Burundi is currently relatively stable.

IRC is an Equal Opportunity Employer IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, 

ordonnateur des subventions et partenariats

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires au monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leurs vies. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, le IRC met en oevre des programmes humanitaires et d'assistance de changement de vie aux réfugiés forcés de fuir la guerre ou de catastrophe. L’IRC travaille dans plus que 40 pays et 22 villes américaines our assurer la sécurité, la dignité et de l'espoir aux millions de personnes qui sont déracinés et qui luttent pour la survie. L’IRC ammene les gens ‘from harm to home’

L’IRC a commencé au Burundi en 1996 avec des interventions humanitaire et l’assistance immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. IRC Burundi se concentre maintenant sur les interventions post-conflit afin de soutenir la transition du pays vers la paix et une stabilité durable. L’IRC Burundi soutient les populations vulnérables et marginalisés, comme les femmes, les enfants et les jeunes. Ceci est accompli en travaillant avec le gouvernement Burundais et les partenaires locaux pour accroître l'autonomisation économique et la cohésion sociale de ces groupes.

Le poste :

Le coordonnateur des subventions et partenariat est une position clé qui donne de l’appui aux programmes de IRC Burundi et IRC Rwanda. Avec l'objectif global de parvenir à une programmation de qualité, l'objectif principal de cette position est de soutenir et de coordonner la conception des programmes, la gestion des subventions (y compris les exigences de conformité et de rapports), la communication interne et externe, les exigeances de partenariat, et les procédures. La position est supervisee par la Directrice Adjointe des Programmes.

Responsabilités principales :

Gestion des subventions

•  Responsable de la collecte des informations sur les stratégies des bailleurs de fonds et les possibilités de financement au niveau national, en collaboration avec les coordonnateurs de programmes.
•  Travailler avec les coordinateurs/chargés de coordonner le développement de nouvelles propositions et rapports de financement de haute qualité.
•  Assurer que les subventions sont mises en œuvre en conformité avec les règlements de l'IRC et bailleurs concernés, y compris l’organisation et sauvegarde des dossiers de subventions mises à jour et organisation de réunions régulières de subventions; coordonner les ajustements à des accords ou projets (c.-à-extensions, changements d'indicateurs, les réalignements de budget), si nécessaire.
•  Organiser des réunions de gestion budgétaire mensuels avec les coordonnateurs de sectuers pour assurer une gestion efficace des subventions.
•  Responsable du suivi des exigeances des bailleurs de fonds (assurer la qualité de l'information financière, les exigences de passation de marchés, etc.) pour toutes les subventions ouvertes.
•  Gerer et développer des calendriers pour le développement des rapports et coordonner la compilation de rapports et d’evaluations.
•  Gérer et mettre à jour régulièrement le Grants Tracking Sheet pour garder la direction, le terrain et la region a jour sur les développements dans le département
•  Coordonner avec les bailleurs sur la gestion des subventions, l'avancement des projet, suivi et évaluation.
•  Responsable de la préparation des demandes d'autorisation (voyage, amendements, le personnel clé, etc.) et d'autres exigences de l'administration des subventions (ex. USAID).
•  Fournir des recommandations et préoccupations à la haute direction et un soutien régional.
•  Agir en tant que point focal pour les communications avec les fonctions des subventions et la conformité à New York et à Londres, y compris le maintien des observations sur le système de suivi en ligne de IRC (OTIS)
•  Gérer l'archivage de tous les dossiers de subventions et de la mémoire institutionnelle de subventions et de programmes.

Partenariats (Burundi seulement)

•  Superviser la mise en œuvre de la stratégie de l'IRC Burundi des partenariats, y compris le suivi des recommandations d'une évaluation externe de l'unité d'appui aux partenariats du siege.
•  Soutienir le personnel du programme pour évaluer les possibilités de partenariat et d'assurer que les partenariats reflètent les objectifs stratégiques de l'IRC Burundi et le contexte local.
•  Examiner et donner des conseils sur tous les accords de partenaires (y compris le cadre logique, le budget, les dépenses et plan de travail); assurer une approbation de NY / Londres des accords de partenariat.
•  Veiller à ce que les processus et les procédures administratives des partenariats et sous-subvention sont normalisées et systématiquement mises en œuvre tout au long du programme, y compris les vérifications de conformité, les accords, les décaissements, les rapports et le renforcement des capacités partenaire.
•  Organiser et faciliter les réunions mensuelles de partenariat avec le personnel principal de programme; de soutien et de guider le personnel dans les accords de partenaires, les réalignements et défis généraux dans la mise en œuvre du projet
•  Gérer la base de données des partenariats actuels.

Visibilité et Communication :

•  Coordonner l'élaboration d'une stratégie de communication et de visibilité; superviser la préparation de matériaux tels que des brochures et des bulletins d'information.
•  Aider à la coordination des visites des programmes pays par des acteurs gouvernementaux, des représentants des bailleurs de fonds, et autres visiteurs en collaboration avec la haute direction. Assurer la préparation des documents d'information pour ces visites. Developper le rapport annuel.
•  Assurer la visibilité interne de IRC Burundi - des programmes et des événements clés (ex. Mises à jour de l'IRC, site web, sites de médias sociaux, etc.).

Ressources Humaines

•  Participer au recrutement, la formation et le mentorat des communications et du personnel de développement.
• Assurer que le personnel possède les évaluations régulières
•  Élaborer un plan de renforcement des capacités pour le personnel et rechercher activement des possibilités de formation formels et informels.

Qualifications

•  Diplôme universitaire dans les affaires internationales ou domaine similaire; maîtrise préféré.
•  Au moins deux ans d'expérience dans les programmes humanitaire ou de développement.
•  Expérience dans le développement de projets et la rédaction de propositions retenus par les bailleurs de fonds publics
•  Connaissance des principaux exigeances et priorités des donateurs, y compris les Nations Unies, l'USAID, PRM, ECHO et d'autres bailleurs de fonds.
•  Fortes compétences écrites et orales de communication.
•  Une attention au detail, une personne organisée et capable de gérer les demandes et priorités urgentes
•  Fonctionne bien et favorise le travail d'équipe, à l'aise dans un environnement multi-culturel, flexible et capable de bien gérer la pression.
• Excellent anglais écrit et verbale; de haut niveau sur les compétences françaises. Langue maternelle anglaise ou français préférés.

Environnement de travail

Le poste est basé dans la capitale de Bujumbura avec voyage occasionnel à Kigali, Rwanda. La sécurité au Burundi est relativement stable.

IRC est un employeur qui considère tous les candidats sur la base du mérite, sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état matrimonial, le statut de vétéran ou d'un handicap.