Women’s Protection and Empowerment Senior Emergency Manager

An English Description Will Follow: 

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre le secours et l'assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.

APERCU

Le programme du Protection et Autonomisation de la Femme (PAF) de l’IRC est fonctionnel au Sud Kivu depuis 2002 et au Nord Kivu depuis 2007. Le programme fournit l’accès aux services de qualité et aux opportunités économiques pour les femmes et les filles, promeut les politiques et pratiques pour une protection et autonomisation améliorées des femmes et des filles, promeut un environnement sans violence et renforce la capacité des acteurs locaux. Le programme est implémenté en partenariat avec 26 organisations communautaires de base et trois ONG locales.

Depuis le début de 2012, le conflit et le déplacement ont engendré des niveaux élevés de risque pour les femmes et les filles pour les provinces de l’est, avec plus d’un million individus estimés à être déplacés pendant cette période. Le programme PAF IRC répondait à ces besoins en urgences des femmes et des filles, avec plus de 140 déploiements en urgences effectués entre avril 2012 et avril 2014, et des équipes dédiées aux réponses en urgences fournissant des services aux survivantes de VBG et identifiant et mitigeant les risques pour les femmes et les filles. Depuis juillet 2014, la réponse en urgences a commencé au Katanga intégrée avec un projet de santé en urgences à Pweto. Avec encore de financements, la réponse au Katanga aura aussi des équipes prêtes à déployer à Lubumbashi et Kalemie.

DESCRIPTION DE FONCTIONS

Le Senior Emergency Manager PAF appuiera les trois équipes en urgences basées à Pweto, Lubumbashi, et Kalemie. Le Senior Emergency Manager PAF supervisera l’exécution du programme et coordination avec les partis prenants pertinents à l’interne et à l’externe, renforcera la capacité du staff national afin de fournir un appui directe aux survivantes de VBG, fera le mentorat, et supervisera et suivra les activités de l’équipe. Le Senior Emergency Manager PAF sera en grande partie responsable pour assurer la qualité du programme, assimiler l’apprentissage entraîné à travers les activités en urgences, rapporter sur les activités du programme, et rencontrer les bailleurs et d’autres hautes personnalités en visite.

Le Senior Emergency Manager PAF rapporte au Directeur Provincial de Katanga avec une ligne de rapportage technique à la Conseillère de programme PAF afin d’assurer la cohésion de toutes les activités en urgences PAF en RDC. Ce poste apportera un appui au Emergency Manager PAF à Pweto et supervisera le Emergency Manager PAF basé à Lubumbashi.

RESPONSABILITES

Qualité technique

• Fournir un appui technique aux managers d’urgences PAF afin de mettre en oeuvre les activités selon les meilleures pratiques et la politique de l’IRC.
• Assurer que les systèmes ethiques et fondés de collecte et gestion de données soient mis en place pour l’analyse, planning, évaluation, et plaidoyer de programme approprié et qu’ils soient alignés avec le programme en général et en coordination étroite avec l’équipe S&E.
• En collaboration avec la Conseillère de programme PAF, revoir et adapter au contexte local les modules de formation d’urgences et d’autres matériels de programme tout en assurant la cohérence avec les autres provinces où la réponse en urgences est en marche.
• Assurer une communication régulière avec les Coordinatrices de programme PAF au Sud et Nord Kivu, la Conseillère de programme PAF, et la Directrice de programme, les deux basées à Kinshasa, afin d’intégrer les priorités appropriées de l’unité technique dans l’élaboration du programme.
• Assurer que les outils et les messages de sensibilisation communautaire et de gestion de cas soient cohérents pour tous les sites de la province du Katanga.

Supervision et développement du staff

• Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe.
• Assurer des opportunités courantes de formation et de renforcement de capacité pour le staff sur les atouts techniques et de gestion de projet.

Planning et mise en œuvre du financement

• Soutenir les Managers d’urgences PAF dans la mise en œuvre globale des financements d’urgences PAF.
• Soutenir la mise en œuvre et assurer le respect des plans de travail, plans de dépense, et plans de suivi et évaluation.
• Travailler en étroite collaboration et coordonner ensemble avec les Managers d’urgences PAF, les départements IRC des opérations, finance, et financements afin d’assurer une conformité avec les exigences des financements.
• Assurer une harmonisation des approches d’urgences pour tous les sites de la province du Katanga.

Suivi et rapportage des financements

• Développer et maintenir des systèmes et processus efficaces de supervision, soutien, contrôle de qualité, et rapportage.
• Assurer que les systèmes réguliers soient mis en place pour le suivi sur le terrain des activités.
• Assurer que les systèmes soient mis en place pour le suivi et la consolidation des informations récoltées des rapports hebdomadaires et d’activités de personnel, les dossiers de supervision sur la gestion de cas et les outils d’évaluation de compétences, et les rapports mensuels GBVIMS.
• Assurer des rapports de haute qualité pour l’IRC et les bailleurs sur les activités, indicateurs, et réussites.
• Planifier et mettre en œuvre une revue post-action et assurer la dissémination de l’apprentissage du programme d’urgences PAF.

Gestion des budgets

• Diriger la gestion financière du programme, y compris le suivi budgétaire afin d’assurer un regard correcte financier à tout moment, développer les plans de dépenses efficaces annuels et trimestriels, et estimer les prévisionnels financiers sur base d’une analyse détaillée des projections d’activité et des types précédents de dépenses.
• Assurer l’utilisation efficace des ressources financières, identifier les lacunes et proposer des solutions. Revoir et autoriser tous les documents financiers relatifs aux dépenses du budget de programme.
• Coordonner le processus de revue financière avant la réunion mensuelle pour le ‘Grant Review.’

Gestion de partenaires

• Développer et maintenir des relations de travail efficaces avec des partenaires opérationnels (les ONG et OCB locales, les centres de santé, etc.).
• Mettre en place le suivi de performance régulier des partenaires afin d’atteindre les objectifs fixes de programme PAF et assurer sa durabilité en collaboration étroite avec l’équipe S&E.
• Plaider avec les agences paires, le gouvernement, et autres partis prenants afin de promouvoir la livraison des services de réponse inclusifs et de haute qualité et réduire le risque aux femmes et aux filles.

Coordination & Représentation

• Développer et maintenir activement des relations de travail efficaces avec des partis prenants clés, y compris les bailleurs, les acteurs gouvernementaux, les agences onusiennes, les ONG internationales et nationales, et d’autres acteurs pertinents, en consultation avec la Coordinatrice PAF et toujours avec le manager du programme d’urgences de la province respective.
• Soutenir les managers du programme d’urgences à participer (conjointement) aux réunions du sous-cluster VBG aux niveaux appropriés afin de contribuer les priorités de l’IRC sur le terrain.
• Représenter le programme d’urgences PAF IRC aux acteurs externes, y compris les bailleurs.

Développement de programme

• Contribuer au développement de la direction stratégique du programme PAF.
• Contribuer aux activités de développement des propositions (narratif et budget) à travers la planification et l’élaboration de programme avec le personnel pertinent du terrain, afin d’assurer que les standards techniques soient pris en considération avant soumission.
• Coordonner avec les autres secteurs IRC afin de fournir le feedback pertinent et soutenir l’amélioration de la protection et l’autonomisation des femmes et des filles en collaboration étroite avec la Conseillère de programme PAF.

Divers

• Evaluer d’une façon cohérente et proactive la sécurité des équipes de terrain, rapporter à temps les inquiétudes ou incidents à l’hiérarchie de l’IRC, et faire le lien avec d’autres acteurs externes comme nécessaire afin de maintenir ou améliorer le contexte sécuritaire.
• D’autres responsabilités comme demandées par le superviseur afin de faciliter et développer les programmes IRC.

Principes professionnels

• Tout le staff IRC sont obligés de respecter THE IRC Way Standards for Professional Conduct et les politiques d’emploi de pays de l’IRC.

EXIGENCES

• Diplôme de Maîtrise ou équivalent en Santé (MPH), Sciences Sociales, Lettres, ou tout autre diplôme équivalent.
• Au moins 2-3 ans d’expérience de gestion de programme VBG dans un pays en voie de développement, y compris l’expérience à superviser des équipes de gestion de cas de VBG.
• Compréhension démontrée des protocoles de réponse sur les VBG et sur la provision de services.
• Expérience de superviser un personnel multiethnique dans un environnement international.
• Expérience dans la réponse et préparation en urgences.
• Expérience démontrée en renforcement de capacité et mentorat du personnel national et international.
• Expérience démontrée en gestion de financement et rédaction de propositions.
• Excellentes compétences de l’ordinateur et avec les logiciels tels que MS Word, Excel, Powerpoint, Windows.
• Capable d’appliquer les atouts et les connaissances dans des capacités variées, y compris l’implémentation directe, les fonctions de conseiller, la formation, et le transfert des connaissances techniques et les atouts de gestion aux autres.
• Qualités personnelles: Joueur d’équipe, flexible, adepte avec les réseaux, capable de bien gérer la pression.
• Maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le Senior Program Manager PAF sera basé à Lubumbashi, avec des déplacements fréquents à Kalemie et Pweto (au moins une semaine par mois chacun), ainsi qu’aux autres sites de terrain (attentes de voyage jusqu’à 50-60% de son temps). Les sites de programme sont situés dans des endroits reculés de conflit persistent. Mesures de sécurité sont mises en place (enclos avec gardiennage, restriction de mouvements, des systèmes de communication et alarme). Le logement est partagé.

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The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

BACKGROUND

The IRC Women’s Protection and Empowerment (WPE) program has been operating in South Kivu since 2002 and in North Kivu since 2007. The program provides access to quality services and to economic opportunities for women and girls, promotes policy and practices for greater protection and empowerment of women and girls, promotes a violence free environment and enhances the institutional capacity of local actors. The program is implemented in partnership with 26 community-based organizations (CBOs) and three local NGO.

Since the beginning of 2012, conflict and displacement have created high levels of risk for women and girls across the eastern provinces, with over one million individuals estimated to be displaced during this period. The IRC WPE program has been responding to the emergency needs of women and girls, with over 140 emergency deployments undertaken between April 2012 and April 2014 alone, and dedicated emergency response teams providing services to survivors of Gender-Based Violence and identifying and mitigating risks for women and girls. Since July 2014 Emergency response also started in Katanga integrated within emergency health project in Pweto. With additional funding the Katanga response will also have a deployable teams in Lubumbashi and Kalemie.

SCOPE OF WORK:

The WPE Senior Emergency Manager will support the three Emergency response teams based in Pweto, Lubumbashi and Kalemie. The WPE Senior Emergency Manager will oversee program implementation and coordination with relevant internal and external stakeholders, build national staff capacity to provide direct support to GBV survivors, mentor, supervise and monitor team activities. The Senior Emergency Manager will be primarily responsible for ensuring program quality, capturing learning generated through emergency programming, reporting on program activities and interacting with donors and other high-level visitors.

The WPE Senior Emergency Manager reports to the Provincial Director in Katanga with technical reporting line to the WPE Program Advisor to ensure cohesion of all WPE emergency activities in DRC. The position provides support to the WPE Emergency Manager based in Pweto and supervises the WPE Emergency Manager based in Lubumbashi.

RESPONSIBILITIES:

Technical Quality

• Provide technical support to the WPE emergency managers to implement activities in accordance with best practice and IRC policy.
• Ensure that ethical and sound data collection and information management systems are in place for appropriate program analysis, planning, evaluation, and advocacy in line with the overall program and in close coordination with the M&E team.
• In collaboration with the WPE Program Advisor, review and adapt emergency training modules and other program materials to the local context while ensuring coherence with the other provinces where emergency response in provided.
• Ensure regular communication with the WPE Program Coordinators in South and North Kivu, Kinshasa-based WPE Program Advisor and Director to integrate appropriate technical unit priorities in program design.
• Ensure community outreach and case management tools and messages are coherent across all sites of Katanga provinces.

Staff Supervision & Development

• Maintain open and professional relations with team members, promoting a strong team spirit.
• Ensure training and ongoing capacity building opportunities for staff on technical and project management skills.

Grant Planning & Implementation

• Support the WPE Emergency Managers in the overall implementation of emergency-related WPE grants.
• Support implementation and ensure adherence to grant work plans, spending plans and monitoring and evaluation plans.
• Work closely and coordinate- together with the WPE emergency managers,- with IRC Operations, Finance and Grant departments to ensure compliance with grant requirements.
• Ensure harmonization of emergency approaches across all sites of Katanga province.

Grant Monitoring & Reporting

• Develop and maintain effective and efficient oversight, support, quality control and reporting systems and processes.
• Ensure regular systems are in place for field monitoring of activities.
• Ensure systems are in place for the monitoring and consolidation of  information collected from weekly and staff activity reports, case management supervision records and skill assessment tools, and GBVIMS monthly reports.
• Ensure high-quality IRC and donor reports on activities, indicators and achievements.
• Plan and implement after-action review and ensure dissemination of learning from WPE emergency programming.

Budget Management:

• Lead the financial management of the program, including budget monitoring to ensure an accurate financial picture at all times; develop accurate yearly and quarterly spending plans; estimate monthly cash forecasts based on detailed analysis of activity projections and previous expenditure patterns.
• Ensure the efficient use of financial resources, identify gaps and propose solutions. Review and authorize all financial documents relating to the expenditure of the program budget.
• Coordinate the financial review process prior to the monthly Grant Review meeting.

Partner Management

• Develop and maintain effective working relationships with operational partners (local NGOs and CBOs, health centers etc).
• Set-up regular performance monitoring of partners to achieve the set WPE program objectives and ensure its sustainability in close coordination with the M&E team.
• Advocate with peer agencies, government, and other stakeholders to promote delivery of inclusive and high quality GBV response services and reduce risk to women and girls.

Coordination & Representation

• Actively develop and maintain effective working relationships with key stakeholders, including donors, government actors, UN agencies, international and local NGOs, and other relevant actors, in consultation with the WPE coordinator and always with the emergency manager of the respective province.
• Support emergency managers in attending (jointly) GBV sub-cluster meetings at appropriate levels to feed in IRC priorities from the field.
• Represent the IRC’s WPE emergency programming to external parties, including donors.

Program Development

• Contribute to the development of the WPE program strategic direction.
• Contribute to proposal development activities (narrative and budget) through planning and program design with relevant field-based staff, to ensure technical standards are taken into consideration before submission.
• Coordinate with other IRC sectors to provide relevant input and support enhancing the protection and empowerment of women and girls in close liaison with the WPE program adviser.

Other

• Consistently and proactively monitor/assess the safety and security of field teams, promptly reporting concerns or incidents to IRC management and liaising with other external parties as required to maintain/enhance the security environment.
• Other duties as assigned by the supervisor to enable and develop IRC programs.

Professional Standards

• All IRC staff are required to adhere to THE IRC Way Standards for Professional Conduct and the IRC country employment policies.

REQUIREMENTS:

• MA/S or equivalent in health (MPH), social science, humanities or other related degree, are desirable
• At least 2-3 years of experience implementing gender-based violence programming, including experience supervising GBV case management teams
• Demonstrated understanding of gender-based violence response protocols and service provision
• Previous experience supervising and managing a multi-disciplinary team in a cross-cultural setting
• Previous experience in emergency preparedness and response
• Demonstrated experience in capacity building and mentoring of national and international staff
• Demonstrated experience in grant management and proposal writing
• Good computer skills in programs such as: MS Word, Excel, Powerpoint
• Capable of applying skills and knowledge in a range of capacities, including direct implementation, advisory functions, training and the transfer of technical knowledge and management skills to others
• Personal qualities: Team player, flexible, network-builder, able to handle pressure well
• Fluency in French and English required

WORK ENVIRONMENT:

The WPE Senior Program Manager will be based in Lubumbashi, with significant travel to Kalemie and Pweto (at least one week per month in each), as well as to other field sites (expected travel up to 50-60% of his/her time). Program sites are located in remote areas of latent but persistent conflict. Security measures are in place (guarded compounds, movement restriction, communication and alarm systems). Housing is in a group facility.