Senior RRMP Coordinator / Coordinateur Senior RRMP

BACKGROUND

With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, and Katanga and more than 800 staff, the IRC is one of the largest international non-governmental actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996, and currently operates in five core programming areas - primary health care, community-driven reconstruction & local governance, prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response.

The RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population) is an emergency response program funded by UNICEF and covering Eastern DRC. The main objectives of the IRC’s RRMP program are:

• To conduct multi-sector assessments in areas recently affected by population movements (displacements or returns), natural disasters and cholera epidemics in order to inform the humanitarian community about the scope of these movements and the main humanitarian needs;
• In the absence of another actor with the capacity to respond quickly, and on the basis of these assessments, to intervene in the sectors of non-food items (NFI), health as well as water, sanitation and hygiene (WASH) in favor of the most affected communities.

The IRC is one of the two RRMP implementing partners in South Kivu and Katanga. The program’s sixth phase (RRMP 6) begins in May with a budget of about 6.5 million USD for an initial period of 8 months, which should then be extended to 12 months. The IRC’s RRMP 6 team will have about 120 staff, including four expatriates, working from four main offices across South Kivu and Katanga.

SCOPE

The Senior RRMP Coordinator leads the IRC’s RRMP program in South Kivu and Katanga, ensuring that the assessments and interventions are rapid, relevant, high-quality, well planned and accountable both to the donor and to the IRC’s beneficiaries. The Senior RRMP Coordinator reports to the Emergency Response Advisor, and to the Provincial Directors for daily supervision. S/he is based in Bukavu, but will spend about 50% his/her time travelling to Katanga offices and field sites for the purposes of program monitoring and supervision.

RESPONSIBILITIES

Programs:

• Ensure high quality implementation of the RRMP program, in a timely manner, within budget, according to the RRMP technical protocols, and in full compliance with the donor contract and IRC rules and regulations;
• Provide management oversight to the two RRMP coordinators with regard to their responsibility to ensure that all assessments and interventions in their respective provinces are of quality and in compliance with the project proposal and the RRMP’s technical protocols and standards;
• Provide management oversight to the RRMP Senior WASH manager with regard to his/her responsibility to lead the WASH component and interventions;
• Provide management oversight to the two RRMP Quality Managers with regard to their responsibility to propose and implement initiatives to improve the overall quality of the RRMP activities;
• Ensure that the IRC’s RRMP is effectively and harmoniously implemented as one program, by developing inter-provincial coordination and communication, flexibility, technical exchanges and the identification and implementation of best practices ;
• Ensure that program teams and support departments (Administration, Finance, Logistics, Security) work efficiently together in a spirit of collaboration;
• Represent the IRC in the RRMP steering committee and humanitarian coordination meetings, ensuring that IRC efforts and resources are engaged in a planned and well-coordinated manner;
• Ensure that the humanitarian community is aware of RRMP activities and advocate for follow-on actions by other agencies as needed;
• Collaborate with UNICEF and RRMP teams of other NGOs in Eastern DRC to continuously improve approaches and methodologies for emergency response;
• Ensure that all reporting (mostly in French) is produced, reviewed and submitted in a timely manner and according to IRC and donor standards and regulations;
• Design proposals and budgets for RRMP extension and follow-on phases.

Security

• Using a wide range of sources, continuously analyze the security, political and humanitarian context in South Kivu and Katanga provinces;
• Working closely with the Security Department, ensure a high level of security awareness and preparedness among RRMP staff, in line with the IRC’s security management plan.

Human resources

• Supervise the RRMP Coordinators and the Senior WASH Manager by applying the IRC’s performance management tools and by providing technical and non-technical management support / advice on the planning, implementation, monitoring and evaluation of projects, as well as on the management of their teams;
• Ensure that all RRMP staff operate and behave in a manner that is consistent with the IRC’s code of conduct;
• Ensure that the RRMP’s organizational chart accurately reflects program needs and that all positions are filled with the most highly qualified personnel available, and play a lead role in recruitment.

Budget and Finance

• Supervise the management of the RRMP budget, ensuring inter-provincial flexibility and respect for donor and IRC regulations;
• In support of the RRMP Coordinators, ensure that all RRMP spending is carried out in compliance with IRC procurement and financial regulations, and correctly allocated.

Logistics

• Supervise the preparation and implementation of the program’s procurement plan;
• In support of the RRMP Coordinators, work with the Logistics Department to ensure that program teams receive the necessary support in terms of transport, procurement and warehousing of emergency supplies, equipment etc.

Other

• Support IRC management in case of field visits by donors, media and/or VIPs;
• Occasionally support the development of related emergency response projects;
• Carry out any other necessary task related to the RRMP.

REQUIREMENTS

• University degree; preferably an advanced degree in an appropriate field such as International Relations, Economics or Development Studies
• 5 years work experience in a program management role, with several of these  being field experience with an international NGO
• Experience in rapid response mechanism programming desirable
• Experience with conflict / post conflict contexts, preferably in Africa
• Very good command of French and English (spoken and written) required
• Excellent, planning, project and budget management skills
• Excellent leadership, human resource management , interpersonal  and cross-cultural communication skills
• Ability to work in unstable security environments, under pressure, to multi-task, improvise and be flexible
• Willingness to travel extensively to visit field sites and endure basic living conditions when travelling to these field sites
• Very strong computer skills (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook)

Security Situation / Housing:

The Senior RRMP Coordinator is based in Bukavu. While security in Bukavu is generally calm, civil conflict is ongoing elsewhere in the Kivu provinces, and the area is considered unstable at times. Strict adherence to security guidelines is requested of all IRC staff. The Senior RRMP Coordinator will be provided with comfortable shared housing. This position is unaccompanied. 

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L’IRC, avec son siège à Kinshasa, ses bureaux dans les provinces du Nord Kivu, Sud Kivu et du Katanga, et ses plus de 800 employés, est l’un des principaux acteurs internationaux du secteur du développement et de l’aide humanitaire en République Démocratique du Congo (RDC). L’IRC vise à sauver des vies, renforcer les institutions congolaises et la cohésion sociale au moyen de programmes élaborés et mis en œuvre avec professionnalisme. L’organisation est présente en RDC depuis 1996 et est active dans cinq domaines d’intervention principaux : les soins de santé primaires, le développement communautaire et la gouvernance locale, la prévention et la mitigation de la violence basée sur le genre, l’éducation et la réponse d’urgence. 

Le programme RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population) est un programme de  réponse d’urgence financé par l’UNICEF et qui couvre les provinces de l’Est de la RDC.

Les deux objectifs principaux du programme RRMP sont de :

• Conduire des évaluations multi sectorielles dans des zones récemment affectées par des mouvements de populations (déplacements ou retours) afin d’informer la communauté humanitaire présente au Katanga quant à l’envergure de ces mouvements ainsi que les principaux besoins humanitaires.
• En l’absence d’un autre acteur ayant la capacité de répondre rapidement, et sur la base de ces évaluations, intervenir dans les secteurs des articles ménagers essentiels (AME / NFI), de la santé, et de l’eau, hygiène et assainissement (EHA / WASH) en faveur des communautés les plus affectées.

L’IRC met en œuvre le RRMP au Sud Kivu et au Katanga. La sixième phase du programme (RRMP 6) débute en mai avec un budget d’environ 6.5 millions d’USD, pour une période initiale de 8 mois qui devrait ensuite être portée à 12 mois. L’équipe du RRMP IRC comptera environ 120 personnes (dont 4 expatriés) réparties sur quatre bureaux dans les deux provinces.

APERCU

Le Coordinateur senior dirige le programme RRMP de l’IRC, mis en œuvre au Sud Kivu et au Katanga. Il/elle s’assure que les évaluations et interventions sont rapides, pertinentes de qualité, bien planifiées, et redevables envers le bailleur comme les bénéficiaires. Le Coordinateur senior travaille sous la responsabilité du Conseiller aux urgences, et des Directeurs provinciaux pour la supervision quotidienne. Il/elle est basé/e à Bukavu mais passera environ 50% de son temps sur les bureaux du Katanga et les sites de terrain à des fins de supervision.

RESPONSABILITES

Programme:

• Assurer une mise en œuvre du RRMP de haute qualité, respectant les délais, le budget, les protocoles techniques du RRMP, le contrat bailleur ainsi que les règles de l’IRC ;
• Superviser les deux Coordinateurs RRMP, notamment quand à leur responsabilité de veiller à ce que les évaluations et interventions dans leurs provinces respectives soient de haute qualité et conformes au document de projet et aux protocoles RRMP ;
• Superviser le Manager WASH Senior, responsable de la composante et des interventions WASH ;
• Superviser les deux Managers Qualité RRMP quand à leurs attributions en termes de proposition et de mise en œuvre d’initiatives visant à l’amélioration de la qualité du programme ;
• Assurer une mise en œuvre unifiée et harmonieuse du RRMP, en développant la coordination, la communication, la flexibilité et les échanges techniques entre les deux provinces, ainsi que l’identification et la généralisation des bonnes pratiques ;
• Veiller à ce que les équipes du programme et les départements de soutien (Administration, Finances, Logistique, Sécurité) travaillent ensemble de manière efficace et dans un bon esprit de collaboration ;
• Représenter l’IRC dans les réunions du comité de pilotage RRMP et de coordination humanitaire, en s’assurant que les ressources de l’IRC sont engagées de manière coordonnée et bien planifiée.
• Assurer que la communauté humanitaire soit informée des activités RRMP et promouvoir comme nécessaire la reprise des interventions d’urgence du RRMP par d’autres acteurs ;
• Collaborer avec l’UNICEF et les équipes des autres partenaires RRMP de l’Est de la RDC afin d’améliorer continuellement l’approche et la méthodologie du RRMP ;
• Assurer le contrôle et la ponctualité du reporting bailleur (essentiellement en français), en conformité avec le calendrier ainsi que les règles du bailleur et de l’IRC ;
• Préparer les propositions de projet et budget pour l’extension du RRMP et les phases ultérieures.

Sécurité

• A l’aide de sources variées, analyser continuellement le contexte sécuritaire, politique et humanitaire du Sud-Kivu et du Katanga ;
• En étroite collaboration avec le Département Sécurité, assurer un haut niveau de conscience et de préparation face aux risques sécuritaires, en conformité avec le plan de gestion de la sécurité de l’IRC.

Ressources humaines

• Superviser les Coordinateurs RRMP et le Manager WASH Senior en utilisant les outils IRC de gestion des performances et en leur assurant conseils et soutien (technique et non technique) sur la planification, la mise en œuvre, le suivi-évaluation, ainsi que la gestion de leurs équipes ;
• Assurer que le personnel RRMP travaille et se comporte de manière conforme au code de conduite de l’IRC ;
• Assurer que l’organigramme RRMP reflète précisément les besoins du programme et que tous les postes sont remplis avec le personnel le plus qualifié possible, et piloter les recrutements nécessaires.

Logistique

• Superviser la préparation et la mise en œuvre du plan d’achats du programme ;
• En appui des Coordinateurs, s’assurer que les équipes RRMP reçoivent le niveau de soutien requis en transport, achats et entreposage.

Budget et Finances

• Superviser la gestion du budget du RRMP, en s’assurant d’une bonne utilisation de la flexibilité interprovinciale, dans le respect des règles du bailleur et de l’IRC ;
• En soutien des coordinateurs, assurer que les dépenses soient réalisées en conformité avec les procédures financières de l’IRC, et correctement imputées.

Autres

• Soutenir la Direction de l’IRC lors des visites de bailleurs, de journalistes et de VIP ;
• Participer occasionnellement et de manière ponctuelle au développement d’autres projets de réponse d’urgence ;
• Exécuter d’autres tâches nécessaires dans le cadre de la mise en œuvre du RRMP.

PROFIL REQUIS

• Diplôme universitaire supérieur, de préférence dans un domaine approprié tel que les relations internationales, l’économie ou les études en développement
• Au moins 5 ans d’expérience en gestion de projet, dont plusieurs années sur le terrain avec une ONG internationale
• Expérience en gestion de projet de type mécanisme de réponse rapide souhaitable
• Expérience en contexte de conflit / post-conflit, de préférence en Afrique
• Très bon niveau de français et d’anglais, à l’oral comme à l’écrit
• Excellentes compétences en planification, gestion de projet et de budget
• Excellentes compétences en leadership, gestion des ressources humaines, communication interpersonnelle et interculturelle
• Capacité à travailler dans des environnements sécuritaires instables, sous pression, à faire preuve de flexibilité et d’improvisation
• Disposé à voyager beaucoup, y compris sur des sites de terrain, et à faire face à des conditions de vie basiques
• Bonnes compétences en informatique (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook)

Sécurité / Logement:

La situation sécuritaire à Bukavu est relativement calme mais imprévisible. Le contexte général au Sud-Kivu est toujours volatile et caractérisé par un conflit latent mais persistant entre différents groupes armés. Des mesures sécuritaires sont en place (maisons gardées, restrictions de mouvements, systèmes de communication, etc). Les expatriés d’IRC vivent dans des maisons partagées confortables. Ce poste est non accompagné.