Emergency Coordinator

Job posted by: International Rescue Committee (IRC)-USA - Wed, 12 Aug 2015

Job Details:

Organisation: International Rescue Committee (IRC)-USA

Deadline Sun, 11 Oct 2015

Job type: Permanent

Location: Niger

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ORGANIZATIONAL DESCRIPTION

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers emergency aid and long-term assistance to refugees and those displaced by war, persecution or natural disaster. At work in over 40 countries and 22 U.S. cities to restore safety, dignity and hope, the IRC leads the way from harm to home.

 

IRC NIGER VISION AND ITS CURRENT PROGRAMS

IRC’s vision for Niger is that individuals, households and communities are resilient, self-reliant and able to thrive in a changing context.

IRC Niger is present in the regions of Tillabery, Tahoua and Diffa with projects in the following areas: Emergency life saving activities (WASH and NFI), Protection (SGBV, Child Protection, Monitoring Protection and Protection Integration), Education, Nutrition, Health and livelihoods.

 

SCOPE OF WORK

Under the supervision of the Deputy Country Director for Programs (DDP) of IRC Niger, the Emergency Coordinator will support the Country Program in implementing a Rapid Response Mechanism and emergency projects.

The Emergency Coordinator will be responsible for the coordination and emergency management of the Project while ensuring that interventions IRC are prompt, well planned, have the necessary resources and are accountable both to the donor and beneficiaries.

The Coordinator is based in Niamey, but will spend at least 50% of his working time on the ground to monitor the emergency operations and the implementation of the program.

 

POSITION OBJECTIVES:

The Emergency Coordinator will coordinate with IRC Niger team (health coordinator, the Livelihood Coordinator, the Protection coordinator, the coordinator CYPD), the Senior Management Team (CD, DDP, DDO, and the Financial Controller) and the field coordinator of IRC-Diffa to:

  • Conduct multi sectoral assessments in areas recently affected by population movements (internal displacement or return), due to natural or man made crisis, to inform the humanitarian community regarding the scale of these movements and the main humanitarian needs.
  • In the absence of another actor with the ability to respond quickly, and on the basis of these assessments, intervening in areas of non-food items (NFI) and water and sanitation (Wash) in for the most affected communities.

 

RESPONSIBILITIES

Program:

  • Ensure good collaboration, communication and coordination of activities with the field coordinator IRC-Diffa.
  • Oversee the Manager of the supply chain of the Emergency Project, especially when its responsibility to ensure that interventions (NFI, Food Security, WASH) are of the highest quality and conform to the project document, the conceptual framework of the IRC program as well as international standards such as those defined by the SPHERE
  • Supervise the Emergency Manager in charge urgently from its responsibility for managing the team, and implementing programs to improve the quality of emergency activities initiatives, planning and implementing of multisectoral assessment missions and monitoring missions.
  • Implement IRC’s country emergency response strategy complying with IRC’s global Strategy.
  • Write the country Emergency Preparedness Plan (EPP) according to the global strategy.
  • Ensure compliance activities with the decision making process of the emergency project.
  • Represent IRC in all relevant humanitarian coordination meetings, ensuring that IRC resources are used in a coordinated manner and well planned. Ensure that the humanitarian community is informed of the emergency project activities and promote recovery emergency response of the emergency project by other actors if necessary.
  • Collaborate with other project teams of IRC and other emergency partners in Diffa region in order to continuously improve the approach and methodology of the emergency project.
  • Prepare, review and submit the reports of the donor (in French and / or English) in accordance with the reporting schedule of the program and the rules of the donor and IRC.
  • Prepare project proposals and budget for future emergencies IRC in Niger. At the start of the future project phase to implement the strategies and tools necessary for good project management (planning, spending plan, procurement plan etc.).

 

Security

  • In collaboration with the Deputy Director-Operations and the Security Department and through a wide range of sources, continuously assess the security situation in the Diffa region and identify key threats to the safety and security of staff and IRC goods. Use these analyzes to provide detailed briefings to teams of emergency project prior to deployment in the field.
  • Working closely with IRC’s Security Department to ensure that the interventions of the emergency project are carried out in accordance with the security of the IRC management plan.
  • Comply with IRC’s security and safety of procedures and provide ideas for evaluations of security measures to promote a safe and secure environment conducive to the implementation of the program.

 

Human Resources :

  • Supervise staffs assigned to the project by using IRC’s performance management tools and ensuring their advice and support (technical and non-technical) on planning, implementation, monitoring and evaluation, and management of their teams.
  • Support the identification, recruitment and training of the new Country Emergency Team (CET).
  • Ensure that the emergency project staff operates and behaves as expected IRC and mandatory reporting policy.
  • Ensure that the organization of the emergency project accurately reflects the needs of the program and that all positions are filled with the most qualified staff possible. This implies among others to play a leading role in recruitment.
  • Support and advise the country team in the identification and selection process of suitable and motivated staffs for the country emergency team (Country Emergency Team).
  • Support the country team to develop and train efficient and effective teams (CET) in emergencies situations.

 

Logistics

  • Ensure that the supply chain Manager of the emergency project works effectively with the Logistics Department so that the teams of the emergency project receive the necessary support transportation, purchasing, storage of program inputs, equipment, etc.
  • Working closely with supply chain Manager of the emergency project and Deputy Director for Operations, overseeing the management of the contingency stock provided by IRC in the emergency project.

 

Finances

  • Work closely with the finance staff based in Diffa and the Controller of Finance based in Niamey to ensure that expenditures and their justification in accordance with the financial procedures of the IRC.
  • Ensure effective cooperation with the Department of Finance, especially regarding cash advances, liquidations, and the financial forecasts.

 

Other

  • Actively participate in regular coordination meetings of the IRC.
  • Support the management direction of the IRC and advocacy team at donor visits, journalists and VIP.
  • Perform all other duties at the request of supervisor to develop the Niger IRC programs

 

Professional Standards

  • All IRC staff is required to comply with the standards of professional conduct of IRC (THE IRC Way - Standards for Professional Conduct) as well as employment policies IRC Niger.

 

PROFILE REQUIRED

  • Advanced university degree, preferably in an appropriate field such as conflict, development, international affairs, and Management studies.
  • Minimum of 4 years experience in the field in complex humanitarian situations and / or emergencies.
  • French and English stream required (oral and written).
  • Knowledge of Rapid Response Mechanism is an advantage.
  • Experience working in coordination with international and national partner organizations.
  • Excellent program management skills, planning, budget management, organization, interpersonal and communication.
  • Ability to work both independently and as a team.
  • Knowledge of Codan, VHF and satellite phone.
  • Ability to work long hours in stressful environments, insecure, unstable and / or rigorous.
  • Flexibility, ability to easily overcome the pressure, ability to improvise, flexibility and sensitivity to cultural diversity.
  • Nigerians are strongly encouraged to apply as well as those with previous work experience in Diffa, Niger.

 

IRC is equal opportunity employer, considered all the candidates on the basis of merit without regard to race, sex, color, nationality, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran or disability.

DESCRIPTION DE L'ORGANISATION

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre le secours et l'assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.

 

LA VISION D’IRC NIGER ET LES PROGRAMMES ACTUELS D'IRC NIGER

La vision de IRC au Niger est d’apporter une assistance aux individus, aux ménages et aux communautés soient résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte changeant.

IRC Niger est présent dans les régions de Tillabéry, Tahoua et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : activités d’urgence sauve vie (WASH et NFI), Protection (SGBV, Protection de l’Enfant, monitoring de la Protection et Intégration de la protection), Education, Nutrition, Santé et Moyens de subsistance.

 

PORTEE:

Sous la supervision du Directeur Adjoint des programmes de IRC Niger (DDP), le Coordinateur d'urgence, aidera le Programme Pays dans la mise en place d’un Mécanisme de Réponse Rapide et des projets d'urgence.

Le Coordinateur d’urgence coordonnera les projets d’urgence tout en s’assurant que les interventions par l’IRC soient rapides, bien planifiées, comportent les ressources requises et sont redevables tant envers le bailleur qu’aux bénéficiaires.

Le Coordinateur sera basé à Niamey, mais passera au moins 50% de son temps sur terrain pour assurer le suivi et la mise en œuvre du programme.

 

OBJECTIFS DU POSTE:

Le Coordinateur d'urgence travaillera en coordination avec l'équipe IRC Niger (Coordonnateur Santé, Livelihoods, Protection et CYPD), le Senior Management Team (CD, DDP, DDO, Contrôleur financier) et le Coordinateur de terrain IRC-Diffa afin de :

  • Conduire des évaluations multi sectorielles dans les zones récemment affectées par des mouvements de populations (déplacements ou retours), causée par désastres naturelles ou crée par l’homme, afin d’informer la communauté humanitaire présente à Diffa quant à l’envergure de ces mouvements ainsi que les principaux besoins humanitaires.
  • En l’absence d’un autre acteur ayant la capacité de répondre rapidement, et sur la base de ces évaluations, intervenir dans les secteurs des Biens Non Alimentaires (NFI) et de l’eau, hygiène et l’assainissement (Wash) en faveur des communautés les plus affectées.

 

RESPONSIBILITES

Programme:

  • Assurer une bonne collaboration, communication et coordination des activités avec le coordinateur de terrain IRC-Diffa.
  • Superviser le Manager de la chaine d’approvisionnement du projet d’urgence, notamment quand à sa responsabilité de veiller à ce que les interventions (NFI, Food Security, WASH) soient de la plus haute qualité et conformes au document de projet, au cadre conceptuel de programme de l’IRC ainsi qu’aux normes internationales comme celles définies par le projet SPHERE.
  • Superviser le manager d’urgence chargée quand à sa responsabilité de gérer l’équipe et mettre en œuvre les programmes pour améliorer la qualité des activités d’urgence, de planification, d’exécution des missions d’évaluation multisectorielles et des missions de suivi.
  • Mettre en œuvre la stratégie de réponse d’urgence de l’IRC, en accord avec la stratégie globale.
  • Ecrire le Plan de Préparation aux Urgences Pays (EPP) en accord avec la stratégie globale.
  • Assurer la conformité des activités avec le processus décisionnel du projet d’urgence.
  • Représenter l’IRC dans toutes les réunions pertinentes de coordination humanitaire, en s’assurant que les ressources de l’IRC sont utilisées de manière coordonnée et bien planifiée. S’assurer que la communauté humanitaire soit informée des activités du projet d’urgence et promouvoir la reprise des interventions d’urgence du projet d’urgence par d’autres acteurs comme nécessaire.
  • Collaborer avec les autres projets de l’IRC et les équipes des autres partenaires d’urgence dans la région de Diffa afin d’améliorer continuellement l’approche et la méthodologie du projet d’urgence.
  • Préparer ou revoir et soumettre les rapports bailleur (en français et/ou en anglais) en conformité avec le calendrier de reporting du programme ainsi qu’avec les règles du bailleur et de l’IRC.
  • Préparer des propositions de projet et budget pour les futures interventions d’urgence de l’IRC dans l’Est de la RDC. Lors de la phase de démarrage de ces futurs projets, mettre en place les stratégies et outils nécessaires à la bonne gestion des projets (planning, plan de dépense, plan d’achats etc.).

 

Sécurité

  • En collaboration avec le Directeur Adjoint aux Opérations et le Département Sécurité et par l’entremise d’une vaste gamme de sources, analyser continuellement la situation sécuritaire de la région de Diffa et identifier les menaces clés pour la sécurité et la sureté du personnel et des biens de l’IRC. Utiliser ces analyses pour fournir des briefings détaillés aux équipes du projet d’urgence avant leur déploiement sur le terrain.
  • En étroite collaboration avec le Département Sécurité de l’IRC s’assurer que les interventions du projet d’urgence sont effectuées en conformité avec le plan de gestion de la sécurité de l’IRC.
  • Se conformer aux procédures de sécurité et de sureté de IRC et donner des idées lors des évaluations des mesures de sûreté pour promouvoir un environnement sure et sécurisé favorisant la mise en œuvre du programme.

 

Ressources humaines

  • Superviser les staffs affectés au projet en utilisant les outils IRC de gestion des performances et en leur assurant conseils et soutien (technique et non technique) sur la planification, la mise en ouvre, le suivi-évaluation, ainsi que la gestion de leurs équipes.
  • Assurer que le personnel du projet d’urgence opère et se comporte de manière conforme aux attentes de l’IRC et la politique de signalement obligatoire.
  • Supporter l’indentification, le recrutement et la formation de la nouvelle équipe d’urgence pays.
  • Assurer que l’organigramme du projet d’urgence reflète précisément les besoins du programme et que tous les postes sont remplis avec le personnel le plus qualifié possible. Ceci implique entre autres de jouer un rôle de premier plan au niveau du recrutement.
  • Soutenir et conseiller l’équipe pays dans le processus de identification et sélection des staffs appropriés et motivés pour l'équipe d'urgence pays (Country Emergency Team).
  • Soutenir l’équipe pays afin de mettre en place et former des équipes (CET) efficientes et efficaces dans les situations d’urgence.

 

Logistique

  • Assurer que le Manager de la chaine d’approvisionnement du projet d’urgence travaille efficacement avec le Département Logistique afin que les équipes du projet d’urgence reçoivent le soutien requis en transport, achats, entreposage des intrants du programme, équipements, etc.
  • En étroite collaboration avec le Manager de la chaine d’approvisionnement du projet d’urgence et le Directeur Adjoint aux Opérations, superviser la gestion du stock de contingence, assurée par IRC dans le cadre du projet d’urgence.

 

Finances

  • Travailler en étroite collaboration avec l’officier des finances basé à Diffa et le Contrôleur des Finances basé à Niamey pour assurer que les dépenses et leur justification sont en conformité avec les procédures financières de l’IRC.
  • Assurer une collaboration efficace avec le Département des Finances, particulièrement concernant les avances en espèces, les liquidations, ainsi que les prévisions financières.

 

Autres

  • Participer activement aux réunions de coordination hebdomadaires de l’IRC.
  • Soutenir la direction de l’IRC et l’équipe de plaidoyer lors des visites de bailleurs, journalistes et de VIP.
  • Réaliser toutes autres taches à la demande du superviseur afin de développer les programmes d’IRC Niger

 

Normes Professionnelles

  • Tout le personnel de IRC est tenu de  se conformer aux normes de conduite professionnelle de IRC (THE IRC Way - Standards for Professional Conduct) ainsi qu’aux politiques d’emploi de IRC Niger.  

 

PROFIL REQUIS

  • Diplôme universitaire supérieur, de préférence dans un domaine approprié tel que les études en conflit, développement, affaires internationales, Management.
  • Minimum de 4 années d’expérience sur le terrain, de préférence dans des situations humanitaires complexes et/ou d’urgences.
  • Français et anglais courants exigés (à l’oral comme à l’écrit).
  • Connaissance du Mécanisme de Réponse Rapide est an a tout.
  • Expérience de travail en coordination avec des organisations partenaires internationales et nationales.
  • Excellentes compétences en gestion de programme, planification, gestion de budgets, organisation, relations interpersonnelles et communication.
  • Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en équipe.
  • Connaissances en Codan, VHF et téléphone satellitaire.
  • Aptitude à travailler des longues heures dans des environnements stressants, peu sûrs, instables et/ou rigoureux.
  • Polyvalence, capacité à surmonter facilement la pression, capacité d’improvisation, flexibilité et sensibilité à la diversité culturelle.
  • Les Nigériens sont fortement encouragés à postuler ainsi que les personnes ayant une expérience de travail précédente à Diffa, Niger.

 

IRC est employeur a opportunité égale,  considéré tous les candidats sur base de leur mérite sans aucune considération de race, sexe, couleur, nationalité, religion, orientation sexuelle, âge, état civil, vétéran ou infirmité.

 


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