Programme Manager – Humanitarian Assistance

 

Reference:	JO/CAR/PM
Country:	Central African Republic (CAR)
Job Title:	Programme Manager – Humanitarian Assistance

 

Contract Grade: B

Contract Length: 1 year

Date Needed By: 1st January 2015

New Post or Replacement: New

Accompanied / Unaccompanied: Unaccompanied

Exact Job Location: Yaloke

Reports To: Area Coordinator, Yaloke

Responsible For: Food Security & Livelihoods Manager, WASH Manager, Cash-for-Work Manager, M&E Officer and a programme team of around 20 staff (indirectly)

Liaises With: Country Director, Emergency Program Coordinator, Logistics Coordinator, Country Financial Controller, HR/Admin Manager.

 

Job Purpose:

To launch, lead and manage the multi-sectorial humanitarian programme of Concern Worldwide in the Ombella Mpoko and Lobaye prefecture, south-western CAR.  The planned humanitarian response will start with Food Security and Wash activities but could be extended to other sectors in the course of 2015.

Main Duties & Responsibilities:

Programme implementation:

• Ensure coherence across different sectorial and thematic interventions of the programme
• Oversee the development and implementation of activity plans linked to the programme results framework
• Ensure participation of the community in the implementation of programme through appropriate mechanisms.
• Ensure the involvement of the competent governmental entities in the planning & implementation process
• Build the capacity of members of the team assigned to the project
• Ensure that programme benefits are achieved by the poorest and most vulnerable.
• Coordinate with other organisations in the same location to ensure timelines, packages and conditions are agreed to minimise problems and security issues.
• Liaise with other implementing partners in similar programs to ensure appropriate coordination of interventions.
• Coordinate and lead  needs assessments in crisis-affected areas of Lobaye / Ombella Mpoko

 

Programme Management:

• Revise programme operational plans based on plan submitted to donors and according to best practice.
• Manage the programme ensuring that it is meeting its intended aims and objectives and achieving impact.
• Actively participate in the Concern CAR team.

               

Staff Management:

• Recruit, manage and support programme staff ensuring that there is a clearly defined structure, up-to-date job description, and reporting mechanisms for each team member.
• Ensure that all programme staff are managed in accordance with Concern’s policies and procedures and ensure that all staff fully understand, and are committed to, the organization and the programme’s mission, vision, values and strategic aims.
• Assist with the provision of or coordinate the training necessary for the delivery of good quality activities.
• Agree clear performance objectives for all direct reports, and ensure all team members have appropriately set objectives, and that performance reviews are undertaken in a timely manner.

 

Financial management:

• Manage the programme budget, including regular monitoring of expenditure against budget, in accordance with Concern financial procedures and guidelines.  
• Together with Project Managers, review financial reports and feedback to finance department on discrepancies.
• Develop internal budget revisions with the support of the Area Coordinator and the finance team and according to schedule
• Develop a clear work and expenditure plan and ensure that the programme is implemented within the agreed/approved budget and timeframe.

               

Networking

• Organize the presence / represent Concern at regional coordination meetings
• At the request of the Area Coordinator, undertake other representational duties.

 

Monitoring & Evaluation

• Manage programme in line with Results Based Framework (including logical framework), and the programme M&E plan; and ensure teams are accountable and understand processes
• Ensure team is aware and understand M&E requirements and methodologies and understand their roles and responsibilities.
• Ensure that the information regarding the programme activities and beneficiaries is regularly captured, stored and analysed according to the established M&E Plan
• Organize regular team coordination meetings
• Lead with regular and annual data collection and analysis initiatives
• Ensure that beneficiaries have access to feedback mechanisms and that data is monitored and responses given within appropriate time periods
• Ensure that quality programme reports are produced and submitted to the Area Coordinator in timely manner, according to schedule

 

Security

• Oversight of programme security - ensure all program staff strictly comply with programme security management plan and SOPs.
• Provide timely security information/updates/alerts for the Area Coordinator and /or SMT member              

 

Other

• Contribute to organisational accountability initiatives, including overseeing the roll out of commitments of Concern under the HAP (Humanitarian Accountability Partnership)
• Adhere fully to the commitments and rules of Concern’s Programme Participant Protection Policy and Code of Conduct (P4 and CofC), including the respect of confidentiality.
• Report to the appropriate manager, all violations of the P4 or CofC, this is a mandatory duty of all staff.
• Undertake any other relevant duties as may be assigned by the Area Coordinator or SMT member.

PERSON SPECIFICATION

ESSENTIAL

Education, Qualifications & Experience Required: 

• Relevant degree (Humanitarian assistance; Wash, community development, agricultural, economy, or related discipline)
• At least three years working in emergency settings for an international NGO with programme management experience
• Minimum two years overseas experience
• Work experience in insecure environments
• Proven ability in report writing, research and documentation
• Excellent communication skills in English and French both written and verbal, and experience in proposal writing
• Demonstrably strong understanding of Monitoring and Evaluation processes and tools;
• Proven analytical, planning and time management skills. 
• Willingness and ability to communicate with people and to contribute to local staff capacity development
• Good team player, flexible and capable of working with a multinational country team politically and culturally sensitive
• Excellent computer skills, including Microsoft Word, PowerPoint and Excel.

Special Skills, Aptitude or Personality Requirements:

• Familiar with the project management cycle
• Familiar with logistics and administrative processes
• Ability to organize and prioritize workload, using initiative when appropriate
• Ability to cope with stress, work under pressure often to strict deadlines
• Flexibility, adaptability, sense of humour, and patience
• Ability to motivate and develop skills of others
• Facilitation and interpersonal skills
• Analytical and problem solving skills
• Ability to assess problems and recommend solutions
• Methodical and thorough

 

DESIRABLE

Education, Qualifications & Experience Required:

• Masters in relevant discipline (humanitarian assistance; Wash, community development, agricultural, economy, or related discipline)
• Recent work experience in CAR or DRC

 

All applications should be submitted through our website at https://jobs.concern.net by closing date.

CV’s should be no more than 4 pages in length.

All candidates who are short-listed for a first round interview will be notified via email after the application deadline.

Concern Worldwide is an Irish-based non-governmental, international, humanitarian organisation dedicated to the reduction of suffering and working towards the ultimate elimination of extreme poverty in the world’s poorest countries.

Concern has a Staff Code of Conduct and a Programme Participant Protection Policy which have been developed to ensure the maximum protection of programme participants from exploitation and to clarify the responsibilities of Concern staff, consultants, visitors to the programme and partner organization, and the standards of behaviour expected of them.  In this context staff have a responsibility to the organization to strive for, and maintain, the highest standards in the day-to-day conduct in their workplace in accordance with Concern’s core values and mission. Any candidate offered a job with Concern Worldwide will be expected to sign the Programme Participant Protection Policy and the Concern Staff Code of Conduct as an appendix to their contract of employment.   By signing the Programme Participant Protection Policy and the Concern Staff Code of Conduct candidates acknowledge that they have understood the contents of both the Concern Staff Code of Conduct and the Programme Participant Protection Policy and agree to conduct themselves in accordance with the provisions of these two documents.

Concern receives a substantial amount of funding from external donors each year.  Increasingly donors are introducing requirements whereby future funding is conditional on Concern ensuring that the names of any new employee or volunteer do not appear on terrorism lists generated by the European Union (List of person, groups and entities to which Regulation (EC No. 2580/2001 applies), the US Government (Office of Foreign Assets Control list of specially designated Nationals and Blocked Persons) and the United Nations (Consolidated List).  Any offer of employment (either paid or voluntary) with Concern Worldwide will not be made pending a clearance check being conducted on the applicant.  For additional information please consult our web site or contact the Human Resource Division in our Head Office.

Concern Worldwide is an equal opportunities employer and welcomes applications from all sections of the community.

 

 

Référence:
Pays:	RépubliqueCentrafricaine (RCA)
Titre du Poste:	Gestionnaire de Programme (Programme Manager) – Assistance Humanitaire

 

Date de demande: 20 novembre 2014

Grade: B

Durée du contrat: 1 année

Date souhaitée de début: 1st Janvier 2015

Nouveau poste ou Replacement: Nouveau

Accompagné / Non accompagné: Non accompagné

Lieu exact de travail: Yaloke, RCA

Le titulaire du poste rapporte à: Area Coordinator, Yaloke

Responsable de: Gestionnaire Sécurité Alimentaire Food & Moyens d’existence (FSL Manager), WASH Manager, Cash-for-Work Manager, Chargé de Suivi-évaluation (M&E Officer) et une équipe de programme d’environ 20 employés (indirectement)

Liens de travail avec: Directeur Pays, Coordinateur des Programmes d’urgence, Coordinateur Logistique, Contrôleur National des Finances, Gestionnaire des Ressources Humaine et Administration.

 

Objectif du poste:

Lancer, conduire et gérer le programme humanitaire multisectoriel de Concern Worldwide dans les préfectures d’Ombella Mpoko et Lobaye, au Sud-Ouest de la RCA. La réponse humanitaire planifiée commencera avec les activités de Sécurité alimentaire et d’approvisionnement en eau (Wash), avec possibilité d’être étendue à d’autres secteurs ou types d’activités au cours de l’année 2015.

Principales tâches et responsabilités:

Mise en œuvre du Programme:

• Assurer une cohérence entre les différentes interventions sectorielles et thématiques du programme
• Superviser le développement et la mise en œuvre des plans d’activités relatifs au cadre des résultats du programme
• Assurer la participation de la communauté dans la mise en œuvre du programme à travers les mécanismes appropriés
• Assurer l’implication des services et entités étatiques/gouvernementaux compétents dans les processus de planification  et de mise en œuvre
• Renforcer la capacité des membres de l’équipe affectés au projet
• Assurer que les avantages du programme sont accessibles par les plus pauvres et plus vulnérables.
• Coordonner avec les autres organisations et acteurs humanitaires dans la région pour assurer que les échéances, les paquets et les conditions sont convenus pour minimiser les problèmes et les questions de sécurité.
• Assurer la liaison avec les autres partenaires de mise en œuvre dans les programmes similaires pour assurer une coordination efficace des interventions.
• Coordonner et conduire les évaluations des besoins dans les zones de Lobaye / Ombella Mpoko affectées par les crises.

 

Gestion du Programme:

• Réviser les plans opérationnels du programme en fonction du plan soumis aux bailleurs ainsi qu’aux bonnes pratiques.
• Gérer le programme en assurant qu’il atteint ses buts et objectifs visés et qu’il a un impact.
• Participer activement dans l’équipe de Concern RCA.

               

Gestion du Personnel:

• Recruter, gérer et appuyer le staff du programme en assurant qu’une structure claire et bien définie est mise en place, que les profils des postes sont mis à jour, et qu’il existe un mécanisme de rapportage pour chaque membre de l’équipe.
• Assurer que tout le personnel du programme est géré conformément aux politiques et procédures de Concern et assurer que tous les employés comprennent pleinement et sont engagés à la mission, vision, valeurs et objectifs stratégiques du programme et de l’organisation
• Aider à organiser ou coordonner des formations nécessaires en vue d’une livraison des activités de bonne qualité.
• Convenir des objectifs clairs de performances avec tout le personnel sous sa supervision directe, et assurer que tous les membres de l’équipe ont des objectifs fixés de manière appropriée, et que les évaluations des performances sont faites en temps opportuns.

 

GestionFinancière:

• Gérer le budget du programme, y compris le suivi régulier des dépenses en fonction du budget, en conformité avec les procédures et directives financières de Concern.
• Ensemble avec les Gestionnaires des Projets, réviser les rapports financiers et partager les feedbacks avec le département des finances sur les écarts.
• Développer des révisions internes du budget avec l’appui de l’Area Coordinator et l’équipe des finances en fonction des calendriers prévus.
• Développer un plan clair de travail et des dépenses et assurer que le programme est mis en œuvre en fonction et en dans le respect du calendrier budgétaire convenu/approuvé.

               

Coordination

• Organiser et assurer la présence / représenter Concern dans des réunions locales de coordination.
• Assurer d’autres tâches de représentations à la demande de l’Area Coordinator

 

Suivi-Evaluation (M&E)

• Gérer le programme en lien avec le cadre accès sur les résultats (Results Based Framework), y compris le cadre logique, et le plan de suivi-évaluation du programme ; et assurer que les équipes sont redevables et comprennent les processus.
• Assurer que les équipes est informées et comprennent les exigences et méthodologies du Suivi-Evaluation, et comprennent leurs rôles et responsabilités.
• Assurer que l’information sur les activités du programme et les bénéficiaires est régulièrement capture, conservée et analysée conformément au plan de Suivi-évaluation établi.
• Organiser des réunions régulières de coordination d’équipe
• Diriger les initiatives régulières et annuelles de collecte et d’analyse des données.
• Assurer que les bénéficiaires ont accès au mécanisme de feedback et que l’information est suivie, et que les réponses sont données au moment approprié.
• Assurer que les rapports sur la qualité du programme sont produits et transmis à l’Area Coordiantor en temps opportun, conformément au calendrier mis en place.

 

Sécurité

• Surveillance de la sécurité du programme – Assurer que tout le personnel du programme se conforme strictement au plan de gestion de la sécurité du programme et aux Procédures standards d’opération (SOP)
• Fournir des informations sécuritaires en temps opportun/les mises à jour/les alertes à l’Area Coordinator et/ou aux membres de l’équipe de gestion pays (SMT)

 

Autres

• Contribuer aux initiatives organisationnelle de redevabilité, y compris la supervision du déploiement des engagements de Concern sous le HAP (Humanitarian Accountability Partnership / Partenariat Humanitaire pour la Redevabilité)
• Adhérer complètement aux engagements et règles de la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4) et du Code de Conduite de Concern, y compris le respect de la confidentialité.
• Rapporter au gestionnaire approprié, toutes les violations du P4 ou du Code de Conduite, ceci est une responsabilité obligatoire de tout employé.
• Assurer toutes autres tâches qui pourraient être assignées par l’Area Coordinator ou les membres de l’équipe de gestion pays (SMT)

 

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES

ESSENTIELLES

Education, Qualifications & Expérience Requises: 

• Diplôme pertinent (Assistance Humanitaire; Wash, Développement Communautaire, Agriculture, Economie, ou autres disciplines apparentées)
• Minimum 3 années de travail dans les programmes d’urgence avec une Organisation Internationale (ONG) avec une expérience dans la gestion du programme (programme management)
• Minimum deux ans d’expérience internationale
• Expérience de travail dans des environnements insécurisés
• Aptitude avérée dans la rédaction des rapports, la recherche et la documentation.
• Excellentes compétences de communication en Anglais et Français (écrits et parlés), et une expérience dans la rédaction des propositions de financement (proposals)
• Compréhension solide et avérée des processus et outils de Suivi-évaluation
• Compétences avérées d’analyse, planification et de gestion de temps
• Volonté et capacité à communiquer avec les gens et de contribuer au développement des capacités du personnel local
• Bon travailleur en équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe multinationale et multiculturelle politiquement et culturellement sensible.
• Excellentes compétences informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint et Excel.

Compétences spéciales, Aptitudes et exigences sur la personnalité:

• Familier avec le cycle de gestion de projet
• Familier avec les processus logistiques et administratifs
• Capacité à organiser et prioriser le travail, en recourant aux initiatives lorsque c’est approprié.
• Capacité de résister au stress, de travailler sous pression souvent dans des délais stricts et courts
• Flexibilité, adaptabilité, sens de l’humour, et patience
• Capacité à développer les capacités des autres et à les motiver
• Compétences de facilitation relations interpersonnelles
• Capacités d’analyse et de résolution des problèmes
• Capacité d’évaluer les problèmes et recommander des solutions
• Méthodique et précis

 

DESIRABLES

Education, Qualifications & Experience requises:

• Masters in dans une discipline pertinente (Assistance Humanitaire; Wash, Développement communautaire, Agriculture, Economie ou disciplines apparentées)
• Expérience récente de travail en RCA ou en RDC

 

Autres exigencies spéciales:

 

Toutes les candidatures doivent être soumises à travers notre site https://jobs.concern.net au plus tard.

Les CVs ne devraient pas dépasser 4 pages.

Tous les candidats qui seront sélectionnés pour la première phase des entretiens seront contactés et notifies par mail après la date de clôture de l’annonce.

Concern Worldwide est une organisation non-gouvernementale Internationale basée en Irlande, organisation humanitaire dévouée à la réduction de la souffrance et œuvrant en vue de l’élimination définitive de l’extrême pauvreté  dans les pays les plus pauvres du monde.

Concern dispose d’un Code de Conduite du personnel et d’une Politique de Protection des Participants au Programme qui ont été développés pour assurer un minimum de protection des participants au programme contre l’exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel de Concern, des consultants, des visiteurs au programme et des organisations partenaires, ainsi que les normes standards de comportement attendus d’eux. Dans ce contexte, le personnel a la responsabilité vis-à-vis de l’organisation de d’efforcer à, et maintenir, un niveau élevé de standard dans la conduite quotidienne dans son lieu de travail conformément à la mission et aux valeurs fondamentales de Concern. Tout candidat qui obtiendrait un emploi avec Concern Worldwide sera appelé à signer la Politique de Protection des Participants au Programme de Concern ainsi que le Code de Conduite du personnel comme des annexes à son contrat de travail. En signant la Politique de Protection des Participants au Programme et le Code de Conduite du personnel, les candidats reconnaissent qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite et de la Politique de Protection des Participants au Programme et acceptent de se comporter conformément au contenu de ces deux documents.

Concern reçoit une quantité importante des financements de la part des bailleurs de fonds externes chaque année. De plus en plus les bailleurs mettent place des exigences et exigences en vertu desquels le financement futur est conditionné par le fait que Concern doit assurer que les noms de tout nouvel employé ou volontaire ne figure pas sur les listes des terroristes produites par l’Union Européenne (Liste des personnes, groupes ou entités auxquels la loi (EC No. 2580/2001 s’applique), le gouvernement des Etats-Unis (Office of Foreign Assets Control list of specially designated Nationals and Blocked Persons) et les Nations-Unis (Consolidated List/Liste Consolidée). Aucune offre de poste (qu’il soit payé ou volontaire) avec Concern Worldwide ne sera faite jusqu’à ce qu’une vérification de dégagement (clearance check) soit faite sur le candidat. Pour les informations supplémentaire, prière visiter notre site web ou contacter la Division des ressources Humaines dans notre siège.

Concern Worldwide est un employeur qui promeut l’égalité des chances et accueille les candidatures de la part de toutes les souches de la communauté.