Area Coordinator/ Coordinateur_Trice de Zone

Job posted by: Concern Worldwide - Mon, 8 Dec 2014

Job Details:

Organisation: Concern Worldwide

Deadline Mon, 5 Jan 2015

Job type: Contract

Location: Haiti

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Job Title:

Area Coordinator/ Coordinateur_Trice de Zone

Reference:

JO/HI/ALG

Country:

Haiti – La Gonâve

 

Contract Grade:                                Grade B

Contract Length:              1 year

Date Needed By:             15th March 2015

New Post or Replacement:  Replacement

Accompanied / Unaccompanied:  Unaccompanied

Exact Job Location:          La Gonâve, Haiti

Reports To:                         Country Director

Responsible For:              Project Managers (WASH; Fisheries and Livelihoods); Base Administrator; Finance Assistant.

Liaises With:                      ACD Programmes, ACD systems, Logistics Officer, Country Financial Controller, HR Manager, IT Manager, Programme Coordinator/ Advisors

Job Purpose:

As a member of the country management team the Area Coordinator will provide quality leadership and ensure the effective and professional management of Concern Haiti’s Rural Development programmes on La Gonâve (Island),  consistent with Concern’s strategic aims and within the national context.   

 

The Area Coordinator translates the Country Strategic Plan together with the Country Management Team into project proposals to ensure proper implementation, monitoring & evaluation of interventions in accordance with Concern’s mandate, whilst constantly monitoring the operational context, giving meaning to Concern’s humanitarian principles and values.

 

Main Duties & Responsibilities:

 

Programme Implementation

  • To contribute to the planning of the Concern programmes including the reviewing and updating of the Country Strategic Plan, Annual Plans (financial and human resources) and Budget Revisions in consultation and collaboration with the CMT
  • To prepare and monitor Project Proposals, Project Budgets and Project Evaluations, in consultation and collaboration with the Country Management Team.
  • To be responsible for the management oversight of programmes which are directly managed by project managers on La Gonâve, optimising the use of logistical, financial and human resources potential, in line with the Concern standards and policies.
  • In conjunction with relevant programme/ project managers, facilitate inter-department collaboration, and regular meetings
  • Oversee project and support department budgets and expenditure for all field operations in accordance with Concern and donor financial regulations and within Concern Haiti approved authority levels
  • Ensure timely and high quality implementation of the La Gonâve programme within agreed plans and budgets
  • Ensure timely and high quality reporting to CD and ACDP for submission to HQ, donors and partners
  • Ensure contextual analysis is carried out and baseline information is collected for all new projects and programmes
  • Develop monitoring and evaluation plans and ensure that they become an integral part of programming and are adequately implemented to ensure measurement and achievement of impact of programme interventions
  • Organise Emergency Preparedness capacity in the project and assure PEER (Preparedness for Effective Emergency Response) actions are undertaken as per the plan.
  • Ensure that Gender and Equality, Protection, DRR (Disaster Risk Reduction) are integrated into all programme design and implementation
  • Liaise and brief the Senior Management Team (SMT) on programme and situational context (e.g. local government developments, security situation, humanitarian situation)
  • Take responsibility for the implementation and rollout aspects of the Humanitarian Accountability Partnership (HAP) framework related to La Gonâve.

 

Communication and representation:

  • To represent Concern on La Gonâve, taking into account the Country Strategic Plan and the goals and objectives of the programme.
  • To establish and maintain relationships with local authorities and other   organisations concerning issues relating to the projects.
  • To act as an intermediary between the Country Management Team (CMT) and project staff.
  • Liaise with other INGOs, local implementing partners and Government representatives as required and in close coordination with the project managers
  • Represent Concern Haiti at coordination meetings with local government, NGOs etc as required
  • Ensure adequate management of relationships with local implementing partners including planning and oversight of capacity assessment, capacity building and monitoring of partners’ progress against agreed plans as undertaken by designated staff.

 

Financial management:

  • To develop and monitor the project budgets in collaboration project managers and department heads.
  • To ensure correct and complete implementation of the financial administration of the programme/project according to Concern systems and standards, i.e. bookkeeping, national staff -salary- administration, safe & cash management and cash flow planning.

 

Human Resource Management

  • Directly line manage the project managers and heads of finance and administration.
  • Ensure briefings, mid-term appraisals, end-of-mission evaluations and debriefings of staff at project level are undertaken according to policy.
  • Set goals and objectives and undertake participatory review and feedback for direct reports.
  • Support the overall capacity building of the La Gonâve team
  • Contribute to the staffing process by preparing job profiles and providing his/her opinion to proposed candidates by the Human Resource office.
  • Identify needs and ensure relevant training to address identified needs in collaboration with senior programme staff and the HR Manager.
  • Identify training needs for local partners in conjunction with partnership accountant, project manager and technical coordinators.
  • Ensure that any issues with regard to performance or discipline are dealt with in accordance with the Concern Haiti staff manual.

 

Security Management

  • The Area Coordinator will be the Security Focal Point (SFP) for La Gonâve
  • Monitor and report on the security status in the programme area to the Country SFP (ACD-Systems)
  • Ensure implementation of the Security Management Plan and the Standard Operating Procedures and Contingency Plans
  • Ensure that Security Protocols are adhered to by all staff
  • Brief all staff on the Security Procedures and Policies
  • Identify security training needs as they arise

 

Other Duties

  • Adhere fully to the commitments and rules of Concern’s Programme Participant Protection Policy and Code of Conduct (P4 and CofC), including the respect of confidentiality
  • Report to the appropriate manager all violations of the P4 or CofC
  • Undertake any other relevant duties as may be assigned by the ACDP/CD or their designate

 

 

 

PERSON SPECIFICATION

ESSENTIAL

Education, Qualifications & Experience Required: 

  • Relevant degree (agriculturalist, economist, public health, rural development)
  • A minimum of three years relevant overseas experience in humanitarian and/or development fields at Programme Management level
  • Demonstrable experience in supervising, managing/coaching and training others (people management)
  • Previous experience in project design, planning, monitoring and evaluation in a humanitarian or development context
  • Experience in financial management, budget development and monitoring    
  • Experience in dealing with local authorities, national and international NGO’s /UN bodies
  • Fluent in French and English

 

Special Skills, Aptitude or Personality Requirements:

  • Familiar with the project management cycle
  • Familiar with logistics and administrative processes
  • Proven ability to take responsibility for security issues
  • Ability to act as part of a multi-cultural and multi-disciplinary team
  • Ability to organize and prioritize workload, using initiative when appropriate
  • Ability to represent the organization with (inter-) national counterparts and proven negotiating skills
  • Ability to cope with stress, work under pressure often to strict deadlines
  • Flexibility, adaptability, sense of humour, and patience
  • Ability to motivate and develop skills of others
  • Facilitation and interpersonal skills
  • Analytical and problem solving skills
  • Ability to assess problems and recommend solutions
  • Methodical and thorough
  • Cross cultural awareness and sensitivity to cultural differences
  • Prepared to work and live in a challenging environment
  • Awareness of gender issues
  • Good knowledge and competence of computer applications i.e. Microsoft Office Professional
  • Valid driver’s license
  • Valid passport to cover period overseas

 

DESIRABLE

Education, Qualifications & Experience Required:

  • Masters in relevant discipline (humanitarian aid, community development, equality etc.)
  • Previous management experience with Concern
  • Experience in Monitoring and Evaluation techniques

 

Special Skills, Aptitude or Personality Requirements:

  • Experience in advocacy or basic knowledge of human rights
  • Experience in emergency interventions

Training skills

 

All applications should be submitted through our website at https://jobs.concern.net by closing date.

 CV’s should be no more than 4 pages in length.

All candidates who are short-listed for a first round interview will be notified via email after the application deadline.

Concern Worldwide is an Irish-based non-governmental, international, humanitarian organisation dedicated to the reduction of suffering and working towards the ultimate elimination of extreme poverty in the world’s poorest countries.

Concern has a Staff Code of Conduct and a Programme Participant Protection Policy which have been developed to ensure the maximum protection of programme participants from exploitation and to clarify the responsibilities of Concern staff, consultants, visitors to the programme and partner organization, and the standards of behaviour expected of them.  In this context staff have a responsibility to the organization to strive for, and maintain, the highest standards in the day-to-day conduct in their workplace in accordance with Concern’s core values and mission. Any candidate offered a job with Concern Worldwide will be expected to sign the Programme Participant Protection Policy and the Concern Staff Code of Conduct as an appendix to their contract of employment.   By signing the Programme Participant Protection Policy and the Concern Staff Code of Conduct candidates acknowledge that they have understood the contents of both the Concern Staff Code of Conduct and the Programme Participant Protection Policy and agree to conduct themselves in accordance with the provisions of these two documents.

 

Concern receives a substantial amount of funding from external donors each year.  Increasingly donors are introducing requirements whereby future funding is conditional on Concern ensuring that the names of any new employee or volunteer do not appear on terrorism lists generated by the European Union (List of person, groups and entities to which Regulation (EC No. 2580/2001 applies), the US Government (Office of Foreign Assets Control list of specially designated Nationals and Blocked Persons) and the United Nations (Consolidated List).  Any offer of employment (either paid or voluntary) with Concern Worldwide will not be made pending a clearance check being conducted on the applicant.  For additional information please consult our web site or contact the Human Resource Division in our Head Office.  Concern Worldwide is an equal opportunities employer and welcomes applications from all sections of the community.

 

Intitule du poste:

Coordinateur/Trice de Zone

Reference:

JO/HI/ALG

Pays:

Haiti – La Gonâve

 

Grille Salariale :                                Echelon B

Durée du contrat:            1 an

Date de démarrage souhaitée sur le poste:         15 mars 2014

Nouveau Poste ou Remplacement:         Remplacement

Accompagne / Non accompagne:             Non accompagne

Lieu d’affectation:          Ile de La Gonâve, Haiti

Rend compte au:             Directeur Pays

Supervise:                          Gestionnaires Projets (WASH;  Pèche et Sécurité Alimentaire); Administrateur de Base; Assistant Administrateur.

Coopère avec :                  ACD Programmes, ACD Systèmes, Officier Logistique, Coordinateur Financier Pays, Gestionnaire RH, Gestionnaire IT, Coordinateurs Techniques

Objectifs du poste:

En tant que membre de l’Equipe Managériale Pays, le Coordinateur de Zone doit faire preuve de leadership et assurer une gestion efficace et professionnelle des programmes de développement rural de Concern Haiti sur l’ile de la Gonâve, en adéquation avec les objectifs stratégiques de Concern à l’échelle nationale.

Le Coordinateur de Zone retranscrit le Plan Stratégique Pays en collaboration avec l’Equipe Managériale Pays à travers des propositions d’interventions afin de garantir la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des interventions en accord avec le mandat de Concern, tout en surveillant en permanence le contexte opérationnel, donnant ainsi un sens aux principes et valeurs humanitaire de Concern.

 

Le Coordinateur de Zone gère directement les équipes programme sur l’ile de la Gonâve et rend compte au Directeur Pays. Le Coordinateur de Zone reçoit un appui fonctionnel de la part des Coordinateurs Techniques au niveau des programmes, de la part de l’ACD-Systèmes au niveau de la logistique et du Coordinateur Financier Pays au niveau de la finance. Le Coordinateur de Zone est également en lien avec l’ACD-Programmes concernant la qualité des programmes et la gestion des financements.

 

Principales Tâches et Responsabilités:

Développement et Mise en Œuvre des Programmes:

 

  • Contribuer à la planification des programmes de Concern, notamment la révision et la mise à jour du Plan Stratégique Pays, des Plan Annuels (finance et ressources humaines) et des Révisions Budgétaires en consultation et en collaboration avec l’Equipe Managériale Pays.
  • Préparer et assurer le suivi des propositions de projets, des budgets et des évaluations des  projets en consultation et en collaboration avec l’Equipe Managériale Pays.
  • Etre responsable de la gestion générale des programmes qui sont directement gérés par les gestionnaires de projet de La Gonâve, en optimisant le recours aux ressources logistiques, financières et humaines, en accord avec les standards et les politiques de Concern.
  • Conjointement avec les gestionnaires de projet correspondants, faciliter la collaboration entre les différents départements par le biais de réunions régulières.
  • Superviser les budgets et les dépenses des départements programme et support pour toutes les activités terrain conformément avec les régulations financières des bailleurs et dans la limite des seuils d’autorisation de Concern sur la mission Haiti. 
  • Assurer une mise en œuvre des programmes de Concern de haute qualité et dans les délais impartis sur La Gonâve en accord avec les planifications et les budgets approuvés.
  • Assurer la soumission de rapports de haute qualité et dans les délais impartis au Directeur Pays et à l’ACD-Programmes avant soumission au siège, aux bailleurs et aux partenaires.
  • Assurer qu’une analyse contextuelle et qu’une enquête de base soient menées pour tout nouveau projet.
  • Développer des plans de suivi et évaluation et assurer qu’ils soient partie intégrante de la programmation et mis en œuvre convenablement afin de garantir la mesure de l’impact des interventions en conformité avec les principes de redevabilité de Concern.
  • Guider des interventionsde rechercheet de plaidoyerliées aux programmesau niveau national.
  • Participer à l`identificationet l`évaluation despartenairesappropriéspourla mise en œuvredes programmes, la définition de leurrôleetles zonesde développement, et participer àl`élaboration et à lamise en œuvrede plans derenforcement des capacités.
  • Promouvoir une culture de travail soutenant l`apprentissageefficace, le partage et l`amélioration continuedela qualité des programmesau sein du personnelet des partenaires ;
  • Organiser les capacités de préparation aux urgences et garantir que les actions du PEER (Preparedness for Effective Emergency Response) soient mises en œuvre selon le plan.
  • Assurer que les concepts d’équité de genre, de protection, de réduction des risques et désastres soient intégrés dans toute conception et mise en œuvre de projet.
  • Etre en lien avec l’Equipe Managériale Pays en matière de contexte opérationnel (changement d’autorités, situation sécuritaire, situation humanitaire, etc.).
  • Assurer l’archivageefficacede la documentation des départements programme et support conformément à la méthodede classificationde Concern.

Communication et Représentation:

 

  • Représenter Concern à toutes les réunions de coordination locales et gouvernementales dans les  groupes de travail pertinents en prenant en compte le Plan Stratégique Pays et les objectifs des programmes.
  • Assurer l`interface avec les autorités haïtiennes ou ministères liés aux programmes (MARDNR, DINEPA, MDE, MTPT).
  • Agir en tant qu’intermédiaire entre l’Equipe Managériale Pays et les employés des projets.
  • Etre en lien avec les autres ONG internationales, les partenaires locaux et les représentants du gouvernement selon les besoins et en étroite coordination avec les gestionnaires de projet.
  • Assurer une gestion adéquate des relations avec les partenaires locaux y compris l’évaluation et la supervision de leurs capacités, le renforcement de ces dernières et le suivi de leur progrès sur la base des plans convenus par chaque partie.

 

Gestion Financière:

 

  • Développer et superviser lesbudgets des programmes en collaboration étroite avec les gestionnaires de projet et les responsables du département finance.
  • Assurer la mise en œuvre appropriée de l’administration financière des programmes selon les standards de Concern en matière de systèmes (comptabilité, gestion de caisse, prévisionnel de trésorerie, etc.) 

Gestion du Personnel:

 

  • Superviser directement les gestionnaires de projet ainsi que les responsables de la finance et de l’administration.
  • Assurer que les briefings, les évaluations à mi-mandat, les évaluations de fin de mission ainsi que les débriefings des employés au niveau des projets soient réalisés selon les procédures.
  • Définir les objectifs et entreprendre une revue participative de leur atteinte avec les employés concernés.
  • Appuyer un renforcement général des capacités  de l’équipe de La Gonâve
  • Préparer les descriptifs de poste et émettre un avis sur les candidats sélectionnés par les gestionnaires de projet
  • Identifier les besoins en formations des employés de la base en fonction des impératifs opérationnels de concert avec l’Equipe Managériale Pays.
  • Identifier les besoins en formations des partenaires locaux de concert avec les gestionnaires de projet et les coordinateurs techniques.
  • Assurer que tout problème lié à la performance ou à la discipline des employés soit géré conformément au manuel RH de la mission Concern Haiti.

Gestion de la Sécurité:

 

  • Le Coordinateur de Zone est le point focal sécurité (PFS) sur l’ile de la Gonâve.
  • Suivre et rapporter tout incident sécuritaire impactant les zones d’intervention de Concern sur l’île au point focal sécurité à l’échelle du pays, l’ACD-Systèmes.
  • Assurer que tous les employés suivent et connaissent les protocoles de sécurité de la mission.

 

Autres Obligations:

 

  • Adhérer pleinement aux engagements et règles de la Politique de Protection des Participants. aux Programmes (4P) ainsi que du Code de Conduite de Concern, y compris le respect de la confidentialité.
  • Rapporter au Directeur Pays toute violation ou soupçon de violationdu 4Pou du CdeC
  • Entreprendre toute autretâche pertinente qui pourraitêtre confiée parle CD/ACDPouson représentant ;
  • Contribuer àdes initiatives de redevabilitéde l`organisation, y compris la mise en œuvre des engagementsde Concernsur l`HAP (Humanitarian Accountability Partnership) ;

 

PROFIL RECHERCHE

 

Education, Qualifications & Expériences Requises: 

 

  • Licenseen économie agricole, études de développement, Economie, Santé Publiqueouéquivalent
  • Expérience minimum de 3 ans à un poste managérial similaire dans le domaine de l’humanitaire ou du développement
  • Expérience préalable dans la conception, la planification, le monitoring et l’évaluation de projets dans un contexte humanitaire ou de développement
  • Expérience dans la gestion financière, la conception de budgets et le suivi budgétaire
  • Expérience dans les systèmes et techniques de suivi et d’évaluation
  • Expérience avérée dans la supervision, la gestion et la formation d’employés
  • Expérience dans l’interaction avec des autorités locales, nationales et des organisations internationales (Nations Unies, ONG)

Compétences Spéciales, Aptitudes Personnelles Requises:

 

  • Connaissances en matière de gestion de cycle de projet
  • Connaissances en matière de gestion de procédures administratives et logistiques
  • Expérience avérée dans la gestion de la sécurité
  • Expérience avérée en contextes d’urgence ou dans un environnement post-conflit 
  • Parle couramment le français et l’anglais 
  • Excellentes aptitudes de communication verbales et écrites 
  • Esprit d’initiative et capacité de priorisation des tâches 
  • Aptitude à travailler au sein d`une équipe multidisciplinaire et internationale
  • Capacité à motiver et développer les compétences d’autrui
  • Capacité à travailler sous pression dans des délais stricts 
  • Aptitude à évaluer les problèmes et à recommander des solutions ;
  • Compétences en formation ;
  • Sensible aux différences culturelles ;
  • Sensible aux questions de genre ;
  • Empathie avec les objectifs organisationnels ;
  • Connaissances des applications informatiques (Microsoft Office Professional) 

 

Souhaitable

  • Maîtrise dans une discipline pertinente (en économie agricole, études de développement, Economie, Santé Publique ou équivalent).
  • Expérience en postes de gestion avec Concern

 

 

Toute candidature doit être envoyée par notre site internet https://jobs.concern.net avant la date limite pour le dépôt des candidatures.

 

Veuillez respecter un maximum de 4 pages par candidature.

Du fait de l’urgence de ce poste, une liste des candidats est sélectionnée d’une manière régulière et ainsi, il est possible que Concern fera une offre d’emploi avant la date limite pour le dépôt des candidatures.

 

Concern Worldwide est une organisation non gouvernementale, internationale et humanitaire basée en Irlande qui voue son action à réduire la souffrance et travaille dans le but ultime d’éradiquer l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.

Concern a un code de conduite du personnel et une politique de protection des participants aux programmes qui ont été élaborés pour assurer le maximum de protection possible des participants aux programmes contre l’exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel de Concern, des consultants, des visiteurs du programme et des organisations partenaires ainsi que du niveau d’attitudes que l’on attend d’eux. Dans ce contexte, le personnel est responsable vis-à-vis de l’organisation de s’évertuer à maintenir un niveau des plus élevés dans sa conduite au quotidien sur son lieu de travail et ce, en accord avec les valeurs et la mission qui sont le fondement de Concern. Tout candidat qui se verra offert un emploi à Concern Worldwide devra signer cette politique de protection des participants aux programmes et le code de conduite du personnel de Concern en annexe à son contrat de travail. En signant la politique de protection des participants aux programmes et le code de conduite du personnel de Concern, les candidats reconnaissent avoir compris le contenu de la politique de protection des participants aux programmes et du code de conduite du personnel de Concern  et acceptent de se conduire selon les clauses de ces deux documents.

Concern reçoit des fonds importants de la part de bailleurs externes chaque année. De plus en plus souvent, les bailleurs émettent de nouvelles requêtes indiquant que les fonds futurs seront versés à condition que Concern assure qu’aucun nom de nouveaux employés ou volontaires n’apparaissent sur les listes de terroristes émises par l’Union européenne (Liste de personnes, groupes et entités sujettes au règlement (EC No. 2580/2001), le gouvernement américain (Bureau du contrôle des biens étrangers et des ressortissants désignés spécialement et des personnes bloquées) et les Nations Unies (liste consolidée). Aucune offre d’emploi (rémunéré ou bénévole) de Concern Worldwide ne sera définitive tant qu’un contrôle aura  été effectué sur le candidat. Pour plus d’informations veuillez consulter notre site internet ou contacter le service des Ressources Humaines au siège de l’organisation.

Concern Worldwide est un employeur visant l’égalité des chances et reçoit des candidatures de tous les secteurs communautaires.

 

 



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